ما هي افضل الطرق لخفض التكاليف في الشركات ؟
لا جدوى من زيادة إيراداتك وتطبيق استراتيجيات مبيعات ممتازة إذا لم يكن لديك استراتيجية لخفض التكاليف داخل شركتك. في أوقات الأزمات الاقتصادية، تشتد الحاجة أكثر إلى وسائل لتقليل تكاليف الشركات، والتي من الممكن ألا تحقق المرجو منها حيث أنها ليست دائمًا بالتدابير الفعَّالة.
ولذلك، من الأهمية بمكان معرفة بعض الأمثلة على استراتيجية خفض التكاليف والتي يمكن تطبيقها في شركتك.
هل تعرف الخطوات الأولى لكيفية خفض التكاليف في شركتك؟
ما هى أهمية خفض التكاليف في الشركات؟
إن نمو الشركات لا يعتمد فقط على كم المنتجات أو الخدمات التي تقدمها، لكن أيضًا على التكاليف التي تنفقها.
يمكن أن تبيع إحدى الشركات الكثير من المنتجات وترضي عملائها، لكن إذا تخطت تكاليفها (أو قاربت) الإيرادات التي حصلت عليها، لن تنمو.
ولذلك عند الحديث عن خفض التكاليف، يبدو هذا الموضوع وكأنه أحد الاعتبارات الأساسية لجميع الشركات. لكن لا يكفي البدء في خفض التكاليف دون وضع الخطط المناسبة.
أولاً وقبل كل شيء، ينبغي أن تسأل نفسك التالي :
- هل أعرف حقًا تكاليف شركتي؟
- ما تأثير خفض التكاليف على أنشطتنا؟
- هل يمكن أن يكون لها آثارًا سلبية؟ أو إيجابية؟
- أيُّ القطاعات ستتأثر وكيف؟
لذلك فإن الخطوة الأولى قبل تطبيق أي أمثلة لاستراتيجية خفض التكاليف، تتمثل فيما يلي: فهم إدارة تكاليف شركتك فهمًا عميقًا.
على أي حال، لن يجدي نفعًا خفض التكاليف في الأنشطة التي ليس لها أي تأثير، أو حتى تعديل الإجراءات التي تتسبب في تدني جودة وكفاءة منتجاتك.
على أي حال، ما هى التكاليف؟
لا بد أن نفهم أن التكاليف والنفقات مفهومان مختلفان.
النفقات هي تلك المصروفات اللازمة للشركات للاستمرار في أداء وظيفتها، مثل، مرتبات الإدارة، والدعاية، والتسويق، وما إلى ذلك.
ترتبط التكاليف بتوفير السلع والمنتجات النهائية، مثل شراء أو إنتاج السلع، والمواد الخام، والعمالة، والكهرباء، واستهلاك الأجهزة، والضرائب، في جملة أشياء أخرى.
تتوزع التكاليف بين التكاليف الثابتة، تلك التي لا تعتمد على الكميات التي تنتجها الشركة، والتكاليف المتغيرة، تلك التي تتغير حسب الإنتاج (شراء المواد الخام، واستهلاك الأجهزة، وتكاليف الوقود لعمليات التسليم، وما إلى ذلك).
تحليل عملياتك
قبل أن نقدم بعض أمثلة استراتيجية خفض التكاليف للشركات، تجدر بنا الإشارة إلى أنه ينبغي تطبيق جميع الأمثلة فقط بعد تحليل العمليات المتعلقة بها.
يتيح لك تحليل العمليات فرصة الكشف عن حالات التعطل، والمعوقات، ومواطن الأموال المهدرة وبالتالي، خفض بعض التكاليف في الشركة، في جملة أشياء أخرى.
10 أمثلة على استراتيجية خفض التكاليف في الشركات
ستلاحظ أن الأمثلة الأولى على استراتيجية خفض تكاليف الشركات، في قائمتنا، تتميز ببساطتها، لكنها تدرس تأثير خطوات خفض التكاليف على جودة العمليات المستخدمة فيها.
1- الهاتف والإنترنت
يندرج هذا العنصران تحت فئة التكاليف الثابتة (يعتمد ذلك على نوع الشركة) وهما عنصران أساسيان اليوم لتمكين الشركات من أداء وظائفها.
ولذلك ربما سألت نفسك من قبل: هل يمكن خفض النفقات في هذين الخيارين؟ الإجابة نعم! يتعين عليك تحليل متطلباتك (ما سرعة الإنترنت التي تحتاجها؟ هل الاتصالات التي تجريها دولية أم محلية؟) وبناء على ذلك يمكنك وضع خطط البحث المناسبة.
تأكد من مراجعة الخيارات المتوفرة من عدة موردين. امنح أيضًا الأفضلية لخطط الشركات، والتي تُعد خيارات أكثر توفيرًا.
لا يزال بإمكانك استخدام التكنولوجيا لصالحك: حيث يمكنك اختيار إجراء الاتصالات من خلال تطبيقات مثل WhatsApp, Skype أو Viber. لكن ضع في اعتبارك أن تلك البدائل لا تزيد تكاليف الإنترنت الخاص بك.
قم بإجراء العمليات الحسابية وقارن أي الخيارات سيكون الأفضل لك.
2- فواتير المياه والكهرباء
لتلك الحسابات عادةً قيم كبيرة بعض الشيء وهي أيضًا ضرورية. ولذلك، فإن خفض قيمها يُعد أحد أفضل الأمثلة لاستراتيجية خفض تكاليف الشركات.
يمكن خفض التكاليف من خلال الاستثمار في صنابير ومنافذ اقتصادية، واستبدال المصابيح المتوهجة بلمبات LED أو لمبات فلوريسنت، وكذلك إيقاف تشغيل الأجهزة غير المستخدمة مثل أجهزة الطباعة وشاشات المراقبة (لا تتركها في وضع الاستعداد) أو حتى تركيب أجهزة استشعار تشغل الإضاءة فقط عندما يكون هناك شخص موجود في المكان.
الأمر بتلك البساطة، يمكن أن يكون للتدابير البسيطة ذات التكاليف المنخفضة، تأثيرًا كبيرًا.
3- الورق والطباعة
ورغم قلة استخدام الورق، لا تزال هناك العديد من المستندات التي تتطلب في الكثير من الأحيان طباعتها.
وفي تلك الحالات، تتم الطباعة باستخدام الجانبين الأمامي والخلفي من الورقة، وهو الإجراء الذي سيوفر الورق. كما يمكنك إجراء المسح الضوئي للمستندات والاستفادة من أدوات المشاركة التعاونية عبر الإنترنت مثل Google Drive أو Google Drive أو OneDrive.
4- أسعار ورسوم البنوك
حاول إعادة التفاوض بشأن الأسعار والرسوم الممكنة مع جهات الإقراض والبنوك. قد يكون ذلك حلاً بديلاً لخفض أسعار الفائدة.
ولكن، احذر! من الضروري إجراء الدراسات المسبقة لتحديد ما إذا كانت الشركة سيكون لها شروط مالية للتعامل مع الأوضاع الجديدة التي يتم التفاوض عليها.
5- المخزون
حلل وحدد المنتجات التي لا يشتريها العملاء وقم بخفض إنتاجها. إن وجود المخزونات بطيئة التصريف يؤدي إلى تكبد خسائر مالية، لأن السلع تشغل حيزًا ويمكن أن تتلف بمرور الوقت.
إذا لم تكن قد بدأت بالفعل، فاستخدم برامج تساعدك في إدارة المخزون.
6- تبديل الموردين
إذا تعذر تغيير الموردين، فحاول على الأقل ممارسة الضغط عليهم، والإشارة إلى أنك بالفعل قد قمت بإجراء بعض عمليات الشراء مع المنافسين لهم وأنك بحاجة إلى خفض الأسعار، وفترة سداد طويلة الأجل، ومكافآت على المنتجات وما إلى ذلك، وإلا ستضطر إلى تغيير الموردين.
7- التخطيط
إن تطبيق أيٍّ من الأمثلة هذه لاستراتيجية خفض التكاليف يتطلب وضع الخطط ويُعد أمرًا هامًا.
حدِّد الأهداف الشهرية أو النصف السنوية أو السنوية أو الفترة التي تناسب وضعك جيدًا، لكن لا تبدأ التحديد دون أن تكون قد قمت بإجراء الكثير من التحليلات والأبحاث على شركتك والأهداف التي تريد تحقيقها.
لا ينبغي تطبيق الاستراتيجيات قبل دراسة أدوات التخطيط الاستراتيجية.
8- تعيين وتسريح الموظفين
توجد عمليتان تُكبدان الشركة تكاليفًا كثيرة وهما على النحو التالي: نفقات التدريب، وإلحاق الموظفين الجدد وحقوق العمال التي ينبغي النظر فيها عند فصلهم.
قم بتعيين الأفراد فقط إذا كانت الوظيفة مطلوبة بالفعل في حينها. وإذا لم تكن الوظيفة مطابقة لاحد الأنشطة التقليدية في الشركة، فقد تكون الاستعانة بموظفين من الخارج، حلاً جيدًا.
في حالة فصل العمال، من الأهمية بمكان إجراء تحليل مفصل في كل حالة. حدِّد ما إذا كانت تكاليف إنهاء العقود تستحق ذلك أم لا.
أيضًا، ضع في اعتبارك المدة الزمنية المستغرقة لتدريب الموظف الجديد أو كيف ستعيد تشكيل الفريق في غياب أحد الموظفين.
9- خفض تكاليف الخدمات اللوجستية والشحن
عند المقارنة بين الموردين، لا تحسب فقط قيمة السلع. ادرس المصروفات المتعلقة بالخدمات اللوجستية والشحن، والتي قد تؤدي إلى زيادة الأسعار التي كانت تبدو جذابة في بادئ الأمر.
10- مساعدة الفريق
وأخيرًا، إذا كانت شركتك تحتاج إلى خفض التكاليف، فعليك إطلاع فريقك على تلك الحاجة. يستطيع الموظفون سويًا، تطبيق عدة طرق لتوفير الأموال، من خلال إيقاف تشغيل الأجهزة غير المستخدمة، وتحويل المستندات إلى مستندات رقمية، وما إلى ذلك. والشيء الأهم هو إخطارهم حتى تكون الأهداف مشتركة ويسهل تحقيقها.