لو انت قوي الملاحظة و محاسب ذكي او كنت مماارس و مطلع على القوائم المالية لاكثر من نشاط لديه مخزون
هتلاحظ ان المخزون من اهم العناصر المؤثرة في القوائم المالية و نتيجة النشاط ومن خلاله يمكن التحكم المباشر في التكلفة التشغيليلة للنشاط وتعظيم الربح ✌
وايضا هتلاحظ ان المخزون من العناصر الحساسة التي يمكن التلاعب بها و تحتاج لرقابة ومتابعة وتدقيق من نوع خاص
بالنظر الى قيمة المخزون في القوائم المالية التي ممكن أحيانا أن تتخطى قيمة الاصول و العملاء او قيمة كلاهما مجتمعا
فقيمة حركة المخزون ايضا خلال الفترة المالية هي من الحركات الاعلى قيمة و قد تتخطى قيمة حركة السيولة مجتمعة ” البنك+ النقدية “
هدف المقالة هو مدك بفنيات تنظيم و رقابة المخزون من التكويد الى الدورة المستندية و و التقرير عنه و التحكم فيه و التاثير في تكلفة التشغيل او تعظيم الربح للمنشاءة
** سؤال ما اهمية متابعة المخزون حتى لو غير مرتبط بحركة مالية
لو سالتك عن معالجة المخزون محاسبيا هتجوبني الاجابة التقليدية حسب نظام التسجيل المتبع
سواء جرد دوري ” استخدام ح / المشتريات ) او جرد مستمر ” استخدام ح المخزون ” مباشر “
لكن عمليا مع كل قيد للمخزون هناك حركة للاصناف يجب المراجعة عليها و احيانا هناك حركات بلا قيود
ولان قيمة المخزون مؤثرة و لانه يتكون من كميات لاصناف مختلفة وجب عليك كمحاسب الرقابة على حركته سواء مصاحبه لتأثير مالي أو لا
حتى لو اتنقل مخزون من مستودع لمستودع في نفس الشركة وليس هناك قيود لابد من تسجيل الحركة للرقابة على الرصيد و الجرد عليه
**- ازاي اربط اصناف المخزون و انظمها في صورة يمكن المراقبة عليها و وومتابعتها
هنا نيجي للجزئ العملي للتعامل مع المخزون
اجابة السؤال هي
مع الدورة المستندية هناك فنية مهمة جدا وهي
*- التكويد للاصناف
عمليا تكويد المخزون هو ترجمة لاسم الصنف في صورة ارقام يسهل التعامل معها و ادخالها ومتابعتها
تعمل اية لو طلب منك تكويد المخزون او استلمت حسابات شركة مبتدئة و عايز تسجل المخزون
ببساطة
تكويد المخزون يشبه تكويد دليل الحسابات مع الاختلاف انه لا يتوقف على صلة واحدة ولا تسلسل محدد لكن مترابط منطقيا
عمليا لكي يتم التعامل مع المخزون يجب تكويده لسهولة تسجيله في اكسيل او البرنامج المحاسبي و عمل كارت صنف في بينات كل صنف
لكن قبل تكويد المخزون لابد من 👇
*- فهم ودراسة نشاط الشركة و الفنيات الخاصة بالاصناف
*- تقسيم المخزون لمجموعات اساسية متقاربة ثم الى مجموعات فرعية ثم الى اقسام منها الى الوصول لكل صنف من خلال دليل متسلسل ومترابط منطقيا
*- يمكن تقسيم المخزون عن طريق (, الحجم , العبوة و الاستخدام و الصلاحية و جهة التصنيع و الجنس و الخامة و الماركة او اللون و المقاس الخ ذلك حسب الترابط المنطقي و التسلسل الاسهل للفهم
*- يتم تحديد المجموعات الرئيسية بحيث تكون اقل عدد مختصر ممكن تستخدمه كدليل لك
و للتبسيط
هنستخدم مثال منشاءة بيع ادوات السباكة و الكهرباء و مواد البناء وهو نشاط تصل اصنافه الى الاف الاصناف
في حال طلب منك تكويد المخزون تقوم بالتالي
*- تحديد المجموعات الرئيسية
1- سباكة 2- كهرباء 3- مواد بناء و ادوات صحية
*- ثم تقسيم المجموعات الرئيسية الى مجموعات فرعية
مثال 1- سباكة
11- مواسير
12- قطع توصيل
13- خلاطات و حنفيات
14- ادوات وعدد
وهكذا
*- ثم يتم تقسيم المجموعات الفرعية الو مجموعات متفرعة منها اكثر مثل
11- مواسير
1101-مواسير حديد
1102- مواسير بلاستيك
ثم يمكن التصنيف حسب الماركة ثم التصنيف حسب المقاس
مثال
11010201-ماسورة حديد سابك 1 بوصة
11020302- ماسورة بلاستيك المنيف ¾ ابيض
لو خدنا كود الصنف الاخير ستكون الترجمة للارقام
1 ادوات سباكة
110 مواسير
1102 مواسير بلاستيك
110203 مواسير بلاستيك المنيف
11020302 مواسير بلاستيك المنيف مقاس ¾ بوصة لون ابيض
وهكذا مع اتباع التسلسل المنطقي و الربط يمكنك تكويد اي عدد من اصناف المخزون مع الاخذ في الاعتبار حجمه وتعدد الاصناف المتشابهة
ملحوظات عامة 🌹🌹🌹🌹🌹
*- التكويد يبدأ بمجموعات اساسية معدودة لكن غير محدد النطاق من المجموعات الفرعية او عدد خانات الارقام المستخدمة وذلك على خلاف دليل الحسابات
*- يمكن استخدام احرف في التكويد لتميز المجموعات لكن ستكون غير عملية في ادخال اصناف كثيرة و متنوعة
*- يمكن استخدام الماسح الضوئي للبركود “نظام الترقيم العالمي ” في التسجيل و سيكون اسهل في بعض الانشطة مثل المواد الغذائية و الادوية و هو اسهل في الادخال و التعامل لكن قد يكون هناك حاجة لتكويد بعض الاصناف الغير الملتزمة للبركود “كالفاكهة و الخبز ”
*- كلما كان التكويد متسلسل ومنطقي و مرتبط سهلت عملية الادخال و حفظ الاكواد
*- يوجد خواص البحث بالاسم في البرامج المحاسبية ويتم اللجوء اليها في حالة عد حفظ الكود
*- اسهل طريقة لحفظ الاكواد هو تسجيلها بالقلم الرصاص على الفواتير قبل الادخال ومع تكرار الادخال يسهل حفظ الاصناف الاكثر تكرار و يوفر وقت ومجهود
*- التكويد يسهل متابعة الاصناف و التقرير عنها بالتالي يمكن استخراج تقارير مفيدة عن الاصناف الرائجة و الراكدة و الاكثر ربحية و الاقل فائدة و التي تحتاج لتسويقها مهما كان عدد الاصناف و حجم المخزون
*- البرامج المحاسبية كاي برمجيات تتفهم الارقام و يكون التعامل بالاكواد اقل مخاطرة في الاخطاء
*- بعض البرامج المحاسبية توفر تصنيف وتقسيم في صورة شجرة متفرعة للتسهيل عليك في العرض و الانشاء
*- عند اضافة صنف جديد يتم الاطلاع على الاكواد المستخدمة و تحديد تسلسل الصنف كوديا قب ادخال الكود
*- اذا اردت التمييز عمليا يجب ان تهدف في تقاريرك عن المخزون الى تقليل التكلفة و تعطيم الربح
*- يراعى في التكويد اعطاء مساحة لاضافة او استيعاب اصناف جديدة اي وقت حسب النشاط
*- لتنظيم المخزون بالمخازن يمكن مراجعة مقالة الجردالفعلي وكشف الجرد على الصفة
*- في المصانع غالبا يكون المجموعات الرئيسية 1- مواد خام 2- انتاج تحت التشغيل 3- انتاج تام
*- في المطاعم و الانشطة التصنيعية يوجد اصناف وسيطة يتم تصنيعها او انتجها لتدخل في انتاج اصناف اخرى و يتم عمل مجموعة رئيسية لها ايضا لتميزها
مثال على ذلك اصناف التدبيلة في المطاعم
*- يجب الالتزام الدورة المستندية للمخزون و الرقابة و التدقيق عليها
*- ما عرض هو محاولة توصيف التكويد بفكرة عامة و انت شطرتك حسب النشاط و امكانياتك في التكويد
*- المحاسب الذكي و المؤثر في السوق هو الذي يستخدم المعلومات المتاحة عن المخزون وغيرها ويوظفها في التأثير على القرارات الادارة لزيادة الربح 👌