الموازنة
الموازنة هي تقدير للإيرادات والمصروفات على مدى فترة زمنية مستقبلية محددة وعادة ما يتم تجميعها وإعادة تقييمها على أساس دوري
مراقبة الموازنة هي عملية إعداد موازنات للفترة المقبلة ، ومقارنة المعايير المحددة بالموازنة بالأداء الفعلي ، ومعرفة أسباب الاختلافات في الأداء واتخاذ الإجراءات التصحيحية.
مشاكل الموازنة
غالبًا ما تتضمن عملية إعداد الموازنة السنوية جداول بيانات متعددة والعديد من التكرارات وأكثر من شخص واحد يتعامل مع جداول البيانات – وكل ذلك يسبب مشاكل. من السهل جدًا أن تتسلل الأخطاء إلى الموازنة ، لذا فأنت بحاجة إلى عناصر تحكم متعددة لإبعادها. ينطبق هذا أيضًا على تنفيذ الموازنة ، حيث يمكن أن تظهر الأخطاء مرة أخرى.
خطوات عملية مراقبة الموازنة
عادة ، هناك 3 خطوات في عملية مراقبة الموازنة. هذه كالتالي:
اولا: اعداد الموازنات
الموازنة تحتاج إلى أن تعد. الموازنة هي ببساطة مجموعة من الأهداف المالية التي تريد الإدارة تحقيقها. على سبيل المثال قد يكون الهدف هو زيادة المبيعات بنسبة 12٪ هذا العام. أو قد يكون الهدف هو خفض تكاليف العمالة بنسبة 5٪ هذا العام.
ثانيًا: المقارنة مع الفعلية
عندما تحصل الشركة على نتائج الأداء الفعلية ، تقارنها الإدارة بالأداء / المعايير المحددة في الموازنة. الهدف هو معرفة إلى أي مدى يتماشى الأداء الفعلي مع الأداء المدرج في الموازنة وإلى أي مدى يخرج الأداء عن المسار الصحيح. على سبيل المثال ، قد تكتشف الشركة أن هدف الموازنة كان زيادة المبيعات بنسبة 12٪ ولكن المبيعات زادت بنسبة 7٪ فقط.
ثالثًا: الإجراءات التصحيحية
تقوم الشركة بتحليل أسباب الانحراف في الأداء الفعلي واتخاذ الإجراءات التصحيحية. على سبيل المثال ، قد تكتشف الشركة أن المبيعات لم تزد بنسبة 12٪ بسبب نقص القوى العاملة الذي يواجهه فريق المبيعات. لذلك ، تتخذ الشركة إجراءات تصحيحية من أجل تحسين أداء العمليات ذات الأداء الضعيف. وبالتالي ، قد تقرر الشركة زيادة قوتها العاملة بنسبة معينة لتحقيق الزيادة المرجوة في المبيعات.
أنواع مراقبة الموازنة:
هناك أنواع مختلفة من ضوابط الموازنة التي يمكن للمؤسسة تنفيذها.
مراقبة موازنة التشغيل:
تغطي مراقبة موازنة التشغيل الإيرادات ونفقات التشغيل للشركة. تعد مراقبة الموازنة هذه مهمة لتشغيل العمليات اليومية للشركة بسلاسة. عادة ، تقارن الشركات أداء هذه الموازنة بالأداء الفعلي على أساس شهري لأن المقارنة الشهرية تمكن المنظمة من اتخاذ إجراءات تصحيحية في الوقت المناسب. تساعد مراقبة الموازنة هذه في تحقيق المستوى المطلوب من EBITDA – الأرباح قبل الفوائد والضرائب والاستهلاك والإطفاء.
مراقبة موازنة التدفق النقدي:
تقارن مراقبة الموازنة هذه التدفقات النقدية الداخلة والتدفقات النقدية الخارجة المتوقعة من مصادر مختلفة إلى التدفقات النقدية الداخلة والخارجة الفعلية. يوفر هذا ضوابط مهمة في المنظمة لأنه يضمن أن المنظمة لديها نقود كافية لتلبية متطلباتها والتزاماتها. تتضمن مراقبة الموازنة النقدية أيضًا استثمار الفائض النقدي المتاح وبالتالي تحقيق أرباح من النقد الخامل.
مراقبة موازنة النفقات الرأسمالية:
تغطي مراقبة الموازنة هذه النفقات الرأسمالية مثل شراء مصنع أو آلة. تساعد مراقبة الموازنة هذه المنظمة على تخطيط وإدارة نفقاتها الرأسمالية. النفقات الرأسمالية تنطوي على مبالغ ضخمة من المال. لذلك ، يصبح من المهم للغاية اتخاذ خطوات تضمن أن الشركة تقوم فقط باستثمارات مربحة وتتخذ القرارات في الوقت المناسب.
أمثلة:
 |  |
مزايا مراقبة الموازنة:
- في نظام مراقبة الموازنة ، تخصص الشركة أهدافًا لكل قسم ، فرد ، إلخ. ثم تقارن الأداء المدرج في الموازنة مع الأداء الفعلي. ثم تقدم الشركة تقارير عن أداء كل قسم إلى الإدارة العليا. ومن ثم ، فإن مراقبة الموازنة تعمل كأداة فعالة لقياس أداء الإدارات والأفراد ومراكز التكلفة.
- يساعد الفرق بين الأداء المدرج في الموازنة والأداء الفعلي الإدارة على تحديد نقاط ضعفها. تولي الشركة اهتماما خاصا لمثل هذه المجالات.
- تساعد مراقبة الموازنة الإدارة على تحديد تدابير التحسين التي يمكن اتخاذها. على سبيل المثال ، قد يساعد الأداء الفعلي بنسبة 6٪ نمو في المبيعات بدلاً من 12٪ المدرجة في الموازنة الإدارة على اتخاذ إجراءات تصحيحية مثل زيادة القوة العاملة ، وزيادة نفقات الإعلان ، وما إلى ذلك. إذا لم تكن هناك موازنة ، فإن الإجراء التصحيحي سيكون لم تؤخذ.
- إنه يحقق الكفاءة (كل قسم يبذل قصارى جهده لتحقيق الأداء المدرج في الموازنة) وخفض التكلفة من خلال التخطيط السليم الذي يؤدي في النهاية إلى تعظيم الأرباح.
- ضبط الموازنة يجلب الانضباط للمنظمة. يعمل المديرون بشكل أفضل لأنهم يعرفون أنه سيتم قياس أدائهم.
- إنه يحسن التنسيق بين الإدارات المختلفة لأن أداء ونتائج قسم واحد غالبًا ما يعتمد على قسم آخر. على سبيل المثال ، قد يكون لدى قسم المبيعات هدف زيادة المبيعات وقد يكون هدف قسم الإنتاج هو زيادة الإنتاج هذا العام. نظرًا لأن هدف أحدهما يعتمد على الآخر ، فإن هذا يحسن التنسيق بين القسمين.
- تساعد مراقبة الموازنة المنظمة على فهم نقاط قوتها وضعفها ببساطة عن طريق قياس أداء الأقسام ومراكز التكلفة وما إلى ذلك خلال فترة زمنية.
- يساعد المنظمة على الحفاظ على أدائها على المسار الصحيح (من خلال مقارنة الأداء الفعلي مقابل الأداء المدرج في الموازنة بانتظام أو عدة مرات في السنة واتخاذ الإجراءات التصحيحية) وتحقيق أهدافها طويلة الأجل.
عيوب مراقبة الموازنة:
- تقوم المنظمات بإعداد الموازانات للفترة المقبلة. ومع ذلك ، فإن توقعات الموازنة قد لا تتحقق. وذلك لأن المستقبل غير مؤكد وقد تتغير الظروف التي من المفترض أن تسود في المستقبل. هذه التغييرات في الظروف تزعج الموازنة التي يتم إعدادها على أساس بعض الافتراضات حول المستقبل. ومن ثم ، فإن عدم اليقين المستقبلي يقلل من قيمة مراقبة الموازنة.
- في ظل نظام مراقبة الموازنة ، يتم تحديد الأهداف لكل شخص. الاتجاه العام للناس هو تحقيق الأهداف فقط والعمل لا أكثر. قد يكون هناك بعض الموظفين أو المديرين الذين يمكنهم تجاوز أداء الميزانية ، لكنهم يشعرون بالرضا عن تحقيق الأهداف الممنوحة لهم فقط. ومن ثم ، قد تؤدي أهداف الموازنة إلى عدم إدراك إمكانات الموظف. إنه يجعل الموظفين الموهوبين راضين عن أنفسهم ويثقل كاهل الموظفين الأقل موهبة.
- قد يؤدي نظام مراقبة الموازنة إلى حدوث تعارض إضافي بين الإدارات. كل قسم لديه هدف الموازنة الخاص به لتحقيقه. قد يتعارض هدف قسم ما مع هدف قسم آخر. على سبيل المثال ، قد يحدث أن يقرر قسم الإنتاج تقليل جودة المنتج من أجل تحقيق هدفه المتمثل في خفض تكاليف الإنتاج. لكن قسم التسويق يريد تصنيع نفس المنتج عالي الجودة. وبالتالي ، قد تؤدي مراقبة الموازنة إلى حدوث تعارض بين الإدارتين.
- التنسيق المطلوب بين الإدارات المختلفة هو ميزة وكذلك عيب. قد يحدث أن قسمين قد لا يكونان على ما يرام مع بعضهما البعض على الرغم من الاعتماد المتبادل على بعضهما البعض. قد يؤدي هذا النقص في التنسيق إلى أداء ضعيف من كلا القسمين اللذين كان من الممكن أن يؤديا أداءً أفضل بشكل فردي.