الفاتورة الإلكترونية: كل ما تحتاج إلى معرفته
الفاتورة الإلكترونية هي وثيقة رقمية تصادق على بيع السلع والخدمات ويتم تحضيرها وتوقيعها إلكترونيًا ، وإرسالها اواستلامها عبر نظام الفوترة الإلكتروني بمعرفة المُمول. كما تقوم السلطات الضريبية بمراجعتها والتحقق منها في الوقت الفعلي.
تطبيق الفاتورة الإلكترونية في مصر
فيما يتعلق بالتحول الرقمي وأتمتة العمليات، نفذت وزارة المالية المصرية وإدارة الضرائب المصرية الفواتير الإلكترونية على عدة مراحل قبل بضعة أشهر. وفقًا للقرار رقم 518 لسنة 2020 الصادر عن مصلحة الضرائب المصرية ، فقد أنهت إدارة الضرائب موعد إطلاق الفواتير الإلكترونية وتطبيقها على كبار المكلفين بعد عدة مراحل.
واعتبارًا من 15 فبراير 2021 سيصدر الممول الرئيسي (كمرحلة ثانية) بعد إتمام المرحلة الأولى فواتير ضريبية إلكترونية لكل خدمة يتم بيعها أو تنفيذها ، بما في ذلك 134 شركة ؛ وذلك للتخلص من الأعمال الورقية وتوفير الوقت وتقديم بيانات أكثر دقة.
بعد انضمام المنشأة إلى نظام الفواتير الإلكترونية، وبالإضافة إلى مطالبة جميع الأطراف المموِّلة بإصدار فواتير أو إيصالات إلكترونية، فإنها تحتاج أيضًا إلى تسجيل المبيعات والمشتريات على النظام الإلكتروني لمصلحة الضرائب وفقًا لأحكام المادة 35 من النظام الموحد (قانون الإجراءات الضريبية) تشكل وفقا للمادة 37 من نفس القانون.
بالإضافة إلى ذلك ، يمكن للشركات غير المشمولة بالقرار الإلزامي استخدام نظام الفوترة الإلكتروني حسب الحاجة. و قريبًا سيتم تطبيق منظومة الإيصالات الإلكترونية، وسيبدأ نظام إجراءات الإيداع الضريبي الموحد الآلي في التشغيل التجريبي في مركز الممول متوسط ومرتفع الدخل ومركز كبار العاملين لحسابهم الخاص في يناير من العام المقبل
التكامل مع نظام الفاتورة الإلكترونية:
بكل بساطة هو ربط نظام تخطيط الموارد المؤسسية للشركات بنظام الفاتورة الإلكترونية
ولإستكمال خطوات التكامل عن طريق مجموعة APIS والتي توفرها الشركة المنفذة للحل الفني كما توفر المصلحة منصة لشرح خطوات التكامل، ايضاً يوفر النظام خيار ربطه بأي نظام ERP. كما يتم تحقيق هذا التكامل باستخدام مجموعة من واجهات برمجة التطبيقات التي توفرها الشركة التي تنفذ الحل التكنولوجي.
و الجدير بالذكر أن الجهات الضريبية ما زالت تعمل على ربط نظام الفاتورة الإلكترونية بالإعلان الإلكتروني، ومن المتوقع أن يتم توفير هذا التكامل في المرحلة المقبلة من النظام
مزايا الفاتورة الالكترونية:
يتمتع نظام الفوترة الإلكتروني بالعديد من المزايا:
- رقم فريد للفاتورة لا يتكرر
- شكل ومحتوى موحد للفاتورة
- تكويد موحد للسلع والخدمات
- التوقيع الإلكتروني بما يضمن التأمين الكامل لجميع بيانات الفاتورة واثبات الحجية القانونية لمستخدمي المنظومة
- الاخطارات اللحظية لكل من المشتري والبائع لمشاركتهم بيانات الفواتير
- امكانية حفظ بيانات الفاتورة لاستعراضها وطباعتها
ما هي معلوماتك عن الرقم الفريد التعريفي للفاتورة UUID ؟
هو رقم فريد لكل مستند لا يتكرر على مستوى المنظومة ويختلف عن رقم الفاتورة الداخلي للشركة .
هل اللغة العربية هي المتاحة فقط ؟
يسمح نظام الفوترة الإلكتروني بإصدار الفواتير باللغتين العربية والإنجليزية ، أيضا يتيح تبادل الفواتير والإشعارات الخاصة بالخصم وأي اشعارات اخري اضافية مع الجهات والشركات الأخرى
كيفية التعامل مع الخطأ؟
إذا كان هناك خطأ في فاتورة تم إصدارها مسبقًا ، فستتم مراجعتها عن طريق إصدار إشعار خصم أو إضافة إشعار متعلق بالفاتورة السابقة
كيف سيتم التعامل مع العملاء والموردين من خلال الفاتورة الالكترونية؟
يتطلب نظام الفواتير الإلكترونية الرقم الضريبي للمشتري، للمعاملات التي تتجاوز حدًا معينًا يحدده القانون لإصدار الفواتير. فعند التعامل مع العملاء (الافراد الذين لم يسجلوا للضرائب، يجب استخدام الرقم القومي للمشتري بدلاً من الرقم الضريبي) وخصوصا التعاملات فوق حد معين يحدده القانون.
من خصائص نظام الفوترة الإلكتروني إنشاء ملف رقمي للممولين للتعامل مع السلطات، ويرتبط هذا الملف الرقمي بالبيانات المسجلة من قبل الممولين لدى السلطات، مثل رقم التسجيل الضريبي، واسم الشركة، والملف الرئيسي والعنوان.
كيفية التاكد ان الفواتير المرسلة تابعة للشركة وصحيحة
من خصائص منظومة الفواتير الالكترونية انشاء ملف رقمي للممول ليتم التعامل من خلاله مع المصلحة (كتسجيل ضريبي، اسم الشركة، العنوان). حيث لدى كل شركة ممثلين مفوضين، أحدهم نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) والذي تمت الموافقة عليه بطريقة آمنة ويمكنه تبادل المستندات مع القسم. بالإضافة إلى ذلك، يتم توقيع كل فاتورة صادرة إلكترونيًا، ويمثل التوقيع الإلكتروني الممثل القانوني للشركة في جميع المعاملات.
ماهي البضائع التي لا تدخل ضمن منظومة الفوترة؟
لا يتم تضمين البضائع المستوردة من خارج جمهورية مصر العربية في نظام الفواتير الإلكترونية لأن مصدر الفواتير من خارج مصر، ولكن إذا تم إعادة البيع لهذه البضائع للأفراد أو الشركات في جمهورية مصر، نظام الفواتير سيدخل ضمن نطاق موضوع المعاملة.
تعد مصر أول دولة في الشرق الأوسط في تطبيق نظام الفواتير الإلكترونية، والذي يقوم على نظام إلكتروني مركزي يستقبل ويراجع ويعتمد ويتتبع فواتير البيع والشراء للمعاملات التجارية بين الشركات من خلال التبادل الفوري. لا تحتاج بيانات الفاتورة بصيغة رقمية إلى الاعتماد على المعاملات الورقية لتقييد المجتمع الضريبي.
هل تتأثر الشركات عند حدوث عطل في منظومة الفاتورة الإلكترونية؟
في حالة وجود أي عطل داخلي في نظام الفوترة الإلكتروني، يمكن للشركة تحصيل رسوم التعطل الناجم عن الفشل. في شكل دفع فاتورة جماعية خلال المهلة التي يحددها القانون.
ماهي الاجراءات المطلوبة للتسجيل؟
- رقم تسجيل الشركة
- البريد الإكتروني للشركة
- رقم هاتف – موبايل الشركة
- اسم مفوض الشركة (باللغة العربية والإنجليزية)
- الرقم القومي للمفوض
- رقم موبايل المفوض
- البريد الإلكتروني للمفوض
بعد تجهيز البيانات اللازمة للتسجيل على المنظومة يقوم الممول بالخطوات التالية:
- التوجه الى المأمورية التابع لها الممول وتقديم التفويض ويكون معتمد من الشركة بتوقيع بنكي، أو يقوم المفوض بتقديم صورة التوكيل الرسمي من صاحب الشركة.
- استلام الممول صورة من التفويض تكون مختومة بختم المأمورية.
- ارسال ايميل للمأمورية التابع لها الممول ويرفق به صورة التفويض المختومة من المأمورية وصورة شهاد ة التسجيل الضريبي وصورة بطاقة الرقم القومي للمفوض ، وذلك على أحد الإيميلات التالية:
- مركز كبار الممولين eInvoice@eta.gov.eg
- مركز متوسطي الممولين MTC-einv@eta.gov.eg
- مركز كبار مهن حر ة LPC-einv@eta.gov.eg
- يتم ارسال الدعوة الى البريد الإلكتروني الخاص بالمفوض من تاريخ تقديم التفويض وارسال الإيميل.
في حاله مواجهة مشكلة تخص قبول الدعوة لتسجيل الممول على المنظومة أو أي استفسار بخصوص التسجيل يقوم الممول بإرسال المشكلة على الإيميل التالي:
eg.com.efinance@support_einvoice
ماهو التوقيع الإلكتروني – وكيفية استخراج شهادته؟
في الآونة الاخيرة نسمع كلمة التوقيع الإلكتروني دون ان نعي مفهومه. التوقيع الإلكتروني هو عبارة عن شهادة رقمية تأخذ شكل ملف رقمي صغير تصدرعن أحد الهيئات المتخصصة أوالمستقلة ومعترف بها من الحكومة.
في هذا الملف يتم تخزين اسمك وبعض المعلومات المهمة الأخرى مثل رقم التسلسل وتاريخ انتهاء الشهادة ومصدرها، وهي تحتوي عند تسليمها لك على مفتاحين (المفتاح العام والمفتاح الخاص) ويعتبر المفتاح الخاص هو توقيعك الإلكتروني الذي يميزك عن بقية الناس أما المفتاح العام فيتم نشرة في الدليل وهو متاح للعامة من الناس.
لاستخراج شھادة التوقیع الإلكتروني :
1- یمكن استخراج شھادة التوقیع الإلكتروني عن طریق التوجه الى شركة (Trust Egypt) احدى الجھات التابعة لھیئة تنمیة صناعة تكنولوجیا المعلومات ITIDA التابعة لوزارة الاتصالات وتكنولوجیا المعلومات، يمكنك التواصل مع الشركة من هنا.
2- المستندات المطلوبة للحصول على شھادة التوقیع الإلكتروني: للحصول على الشھادة “Certificate Seal-E“ یجب تقدیم وتوقیع الطلب (العقد) من المدیر المسئول للمنشأة أو ممثلھا القانوني بمقر المرخص لھا، وأن یكون له حق التوقیع عن المنشأة وفقاً للسجل التجاري، أو بموجب تفویض، ویكون طلب الحصول على الشھادة (العقد) والتفویض موقعان علیھما من المدیر المسئول للمنشأة أو ممثلھا القانوني ومصدقاً على توقیعاته بخاتم البنك المتعامل معه (توقیع مطابق). كما یجب على الممثل القانوني للشركة تقدیم الاتي (یجب تقدیم أصول كافة المستندات والوثائق للاطلاع علیھا):
- صورة من المستخرج الرسمي للسجل التجاري/ أو قرار الإنشاء/الإشھار.
- صورة من البطاقة الضریبیة.
- صورة صحیفة الاستثمار أو الشركات أو عقد الشركة.
- صورة إثبات الشخصیة للمدیر المسئول.
3 -المتطلبات الفنیة التي یتوجب على الشركة تعدیلھا أو توفیرھا في نظامھا الإلكتروني المحاسبي لدیھا لتفعیل شھادة التوقیع الإلكتروني (Certificate Seal-E) سواء كانت Software أو Hardware.
كيف يتم التواصل مع مصلحة الضرائب في حالة وجود استفسارات؟
تعمل المصلحة في تقديم كافة وسائل الدعم وتوفير المعلومات التي تسهل علي الممولين التسجيل ف المنظومة وتذليل أي عقبات تواجههم من خلال البريد الإلكتروني einvoice_support@efinance.com.eg
أو الخط الساخن علي رقم 16395
الخلاصة
الفاتورة الإلكترونية خطوة كبيرة نحو التحول الرقمي في مصر، حيث توفر الوقت والجهد وتضمن دقة البيانات. مع التطوير المستمر للنظام، من المتوقع أن تصبح الفواتير الإلكترونية معيارًا أساسيًا في جميع المعاملات التجارية.
الأسئلة الشائعة
هل يمكن تعديل الفاتورة الإلكترونية بعد اصدارها ؟
من حيث تعديل الفاتورة فقد اتاح النظام التعديل من حيث إصدار خصم أو إضافة إشعار إلى الفاتورة أو إلغاء الفاتورة بالكامل وإصدار فاتورة أخرى شريطة اتمام ذلك خلال فترة الإلغاء المقررة في القانون
هل ممكن اصدار مجموعة فواتير؟
من الممكن أيضًا إصدار إخطارات تتعلق بمجموعة من الفواتير بدلاً من فاتورة واحدة ، يرجى تذكر دائما أن المبلغ الإجمالي لإخطارات الخصم لا يتجاوز مبلغ الفواتير الصادرة مسبقًا. كما يسمح النظام أيضًا لمستخدميه بإصدار اشعارات دائنة عندما لا يتجاوز مبلغ المذكرة الدائنة مبلغ الفاتورة المرتبطة بها.
هل يمكن الغاء الفاتورة الإلكترونية بعد اصدارها وكيف؟
في حالة إلغاء الفاتورة بعد إصدارها، يسمح النظام للبائع بإلغاء الفاتورة الإلكترونية في غضون المهلة التي ينص عليها القانون. في هذه الحالة، يجب على البائع أن يطلب إلغاء الفاتورة على النظام الذي يرسل إشعار الإلغاء إلى المشتري. ويقوم مصدر الفاتورة وهو (البائع) بطلب الالغاء علي المنظومة التي ترسل اخطارا للمشتري بالالغاء.
هل يمكن رفض الفاتورة من جانب المشتري؟
بعد أن يتلقى المشتري إشعار الإلغاء، يمكنه رفض المستند أو الموافقة على إلغاءه، خلال مدة يحددها القانون وفي هذه الحالة هي مستند صالح للنظام.
ماذا يحدث في حالة وصول طلب الغاء الي المشتري؟
في حالة وصول طلب الغاء الي المشتري من جانب البائع, يمكنه القبول او الرفض لالغاء المستند فاذا وافق علي الالغاء يلغي المستند- واذا لم يوافق المشتري علي الإلغاء يعتبر المستند صحيح علي المنظومة غير ملغي.
