يتم تسجيل خطاب الضمان على حسب نوع الضمان سواء كان (ضمان ابتدائى -ضمان نهائى -ضمان دفعات مقدمة)
يتم تحديد تاريخ الاصدار وتاريخ الانتهاء لخطاب الضمان
يتم تحديد نسبه تأمين خطاب الضمان بالنسبة المتفق عليها مع البنك والتى يتم على اساسها احتساب المبلغ المستقطع من حساب البنك
فى حالة وجود عمولات بنكية او مصاريف بنكية يتم تسجيلها وتحديد بيانات الخطاب من اسم المشروع والمعلومات المتعلقة بالخطاب