كيفية الرقابة على مصروفات السيارة فى حالة وجود ورشة ميكانيكا

تعمل اية لو دخلت شركة نقليات او ليموزين و لديهم ورشة ميكانيكا لكن لا يوجد نظام رقابة قوي على المصروفات و كيفية الرقابة عليها ؟



هتقولي العادي هو ان لا يصرف الفاتورة الا باذن صرف او توقيع مسؤل ؟

 هقولك دا شغل اجمالي نظام  ” خلص نفسك ”  لكن رقابيا لا يمكنك التحكم في المصروفات واسبابها ولازل هناك ثغرات للتلاعب ولو انت ممارس محترف و مميز هتعرف ان المطلوب التحكم في المصروفات ومتابعة تفاصيلها . 

هتقولي انت عايزني اعرف الفنيات طيب ما اشتغل مهندس ميكانيكا احسن ؟

 لا مش مطلوب منك تكون مهندس ميكانيكا ببساطة المطلوب وضع دورة مستندية تهتم بالتفاصيل و تغطي الجانب الفني و المسؤلية
 ومع مرور الوقت هتفهم فين الخلل و الثغرة وتقدر تراقب عليها.

طيب فين الجانب الفني انا اللي هشتغلوا ههههه بتضحك ومستهتر بكلامي ؟ 

 طيب انا هوريك ازاي تكون محاسب متمكن فقط عن طريق مستند اجرائي ها شوف ياريس لو انت داخل اي مكان او اي نشاط لازم تتاكد ان الدورة المستندية مغطية جميع العمليات التي يترتب عليها قيمة مالية او مصروفات حتى لو كانت ادارية او فنية ولو مفيش دورك وضع دورة مستندية تغطي ” الثغرة ” الجانب الناقص بالتعاون مع شخص او لجنة فنية من الشركة.

مطولش عليك في الكلام في حالة دخولك مجال النقل سواء نقل ركاب او بضائع فاعلم ان ما يقارب 80% من مصروفاتك هي مصروفات الصيانة و قطع الغيار المحروقات للسيارات.

بالنسبة لمصروف الصيانة تلجئ الشركات الى انشاء ورش داخلية تابعة لها بها فنين و مهندسين على مستوى لتوفير تكلفة الصيانة الخارجية و دي فعلا بتوفر ما يقارب 5% – 10 % من المصاريف

لكن رغم وجود الورش لازال هناك امكانية للتلاعب من قبل الفنيين او السائقين بخصوص المصروفات او وجود اهمال يؤدي الى تكلفة اضافية ” كانك تحرث على الماء “

بعد عمل لجنة مع الفني بتعمل نموذج دخول للورشة يحتوي تفاصيل الاجراءات التي تتم في الورشة و التي من خلالها يتم صيانة السيارة او تغيير زيت لها او طلب قطع غيار .


بعد ما يتم ايضاح العطل و اسبابه و طلب قطع الغيار المناسبة هيترتب عليه شراء قطع الغيار ” قيمة مالية “

هتلاحظ

ان النموذج لسيارة كبيرة ” تريلا ” لكن ممكن يصلح للسيارات الصغيرة و نقل الركاب بعد التعديلات البسيطة


طيب انا هستفاد كمحاسب من النموذج اية انت متعب بس هقولك 😂 ؟

*- معرفة العطل المتكرر بالسيارة نتيجة الاهمال و معرفة مين المتسبب دي لوحدها تمكنك من التحكم في التكاليف

*- معرفة وقت الوقوف بالورشة ” المدة ” التي لا تستغل فيها السيارة و محاولة تقليلها دا تعظيم للايراد

*- عمل فحص دوري لسيارات الشركة ” حتى لو مفيش اعطال ” يخليك تتحكم اكتر في المصاريف قبل حدوثها وتقليل وقت العطلة

*- معرفة قطع الغيار المتكررة و التي تستخدمها الشركة بكثرة يتم التوصية بشراء كميات جملة وهتوفر معاك في التكلفة

*- الرقابة على كل من الفني و السائق و الاحساس بمتابعة قسم الحسابات للتفاصيل في حد ذاته تحكم في المصاريف

*- توقيع السائق و الفني ومدير الورشة توزيع للمسؤلية يقلل ثغرة التلاعب

ملاحظات

في الشركات الكبرى يوجد سياسة شراء كميات كبيرة من قطع الغيار لتوفير التكلفة لكن تحديد الكمية هو دور قسم الحسابات مع القسم الفني ” طبعا مش عشوائي “

*- في حالة وجود مخازن لقطع الغيار يتم الصرف بناء على اذن صرف من الورشة او صورة من نموذج فحص الورشة للسيارة و يمسك امين المخزن دورة مستندية كاملة ” كروت صنف وسند دخول و سند خروج “

*- التمكن ياتي من قدرتك على الرقابة و السيطرة من خلال الدورة المستندية مهما كان ذكائك

*- يمكن اعتماد النموذج اكسيل و عمل شيت كامل لكل سيارة لكل مرة و مقارنتها ببعضها و الخروج بتوصيات فنية ومالية

*- يجب ان يكون هناك 3 نسخ من النموذج منهم نسخة للحسابات ترفق مع فواتير الشراء او سند صرف من المستودع

تناولنا ايضا فى اسئلة واجابات مشابهة 

 ازاى بيتم إهلاك الأصول الثابتة Fixed Assets Depreciation ؟ 

 ما هي المعالجة المحاسبية عند شراء أصل ثابت من الاحتياطي ؟ 

 الفرق بين محاسب الموقع ومحاسب الادارة فى شركات المقاولات؟ 

 كيفية معالجة التبرعات فى قانون الضرائب المصرى الجديد ؟ 

 كيفيه انشاء دليل حسابات ” شجرة حسابات “بشكل عملى  ؟

Post a comment

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *