عند اتباع الدورة المستندية فى المخازن هو محضر الفحص او اذن استلام المواد ويتم عن طريق امين المخزن او الشخص المسئول عن استلام المواد وذلك لفحص الكميات وجودة المواد قبل استلامها 

كما هو موضح من الشكل