يتم اعداد المستخلص من الادارة الهندسية المنوط بها اعداد المستخلصات سواء كانت فى موقع الشركة او المكتب الفنى بالشركة او الجهة التى تقوم باعداد مستخلصات المقاولين فى الشركة حيث ان بعض الشركات الكبيرة يكون هناك مكتب فنى ومهندسين مختصين باعمال الحصر واعداد المستخلصات فى المواقع وفى بعض الشركات حيث لا يوجد مكتب فنى بالمواقع يتم عمل هذه المستخلصات من المكتب الرئيسي فى الادارة او مهندس التنفيذ بالموقع حيث ان اعداد المستخلص يرتبط بالقسم الهندسي 
اجراءات مراجعة مستخلص مقاول الباطن
- يحتوى البند على وصف الاعمال التى يقوم المقاول بتنفيذها مثل بالمتر المكعب توريد وصب خرسانة عادية اجهاد 150 كجم / م 2 بمحتوى اسمنتى 250 كجم / م3 + استخدام المضخة
- الاعمال السابقة وهى جملة الاعمال التى سبق المقاول تنفيذها
- الاعمال الحالية وهى الاعمال التى تم تنفيذها خلال الفترة واحيانا قد يكون هذا الرقم سالب وهذا يرجع الى ان الكميات التى سبق احتسابها للمقاول اكثر من اجمالى الكمية الحالية
- اجمالى الكمية وهذا يكون باضافة الكمية السابقة والكمية الحالية
- نسبة التنفيذ وهنا قد نجد انه فى بعض المستخلصات تكون هناك نسبة تنفيذ البند حيث تكون من 5 الى 1 وهذا يرجع الى ان طبيعة العمل قد تحتاج الى اكثر من مرحلة فمثلا اعمال البياض يتم اولا
1- اعمال طرطشة 2- اعمال البؤج وتركيب الاكسسوارات كزوايا وخلافة 3- اعمال ملو البياض
وهنا اذا تم انتظار المقاول حتى ينتهى من الاعمال لمحاسبتة عليها قد يؤدى الى حدوث صعوبات مالية للمقاول فيلجا المهندس الى وضع نسبة تتناسب مع ما قام المقاول بتنفيذة وقد تكون هناك سياسة للادارة الهندسية فى الشركة بمعنى انه فى حال تنفيذ اعمال الطرطشة يتم صرف 10% مثلا ويكون المرجع لهذه النسب هو نسبتها فى العمل
- سعر البند وهى القيمة النقدية للبند التى تم الاتفاق عليها
- القيمة وهى حاصل ضرب اجمالى الكمية * نسبة التنفذ * سعر البند ويجمع قيم البنود للمقاول ونحصل على اجمالى قيمة الاعمال التى قام بتتنفيذها
وهنا نجد ان المستخلصات عبارة عن مستخلصات تراكمية للمقاول تبدا من رقم 1 الى 000 وهناك نوعين من المستخلصات ( مستخلص جارى ومستخلص ختامى )
ومن المتعارف عليه ان مستخلصات مقاولى الباطن تكون نصف شهرية ومستخلصات شركة المقاولات مع الجهة المالكة تكون شهرية وهذا لا يمنع ان تقوم الشركة بصرف مستخلصات اسبوعية او مستخلصات شهرية
وتكمن مسئولية المحاسب فى مراجعة ما سبق كالاتى :
- التاكد ان هناك تعاقد موقع مع المقاول ووجود المستندات الدالة على ذلك وموقعة ممن لهم حق التوقيع
- ان الاسعار الموجودة فى المستخلص هى نفس الاسعار المتفق عليها
- مراجعة المستخلص حسابيا جمعا وطرحا وضربا
- هذه الاعمال مرتبطة بالمقاولة ولازمة لتحصيل الايراد ومطابقة لكميات مستخلص المالك
- التاكد من استيفاء المستخلص للتوقيعات طبقا للصلاحيات الممنوحة
اختصاص عمل المحاسب فى التعامل مع المستخلصات :
- الدفعات التى سبق صرفها للمقاول وهى تشمل جميع المبالغ التى تم صرفها للمقاول سواء من المركز الرئيسي للشركة او الموقع
- الخصومات التى تم تطبيقها على المقاول
- خصم نسبة الدفعة المقدمة فى حاله ما اذا كان المقاول قد تلقى دفعة مقدمة من الشركة
- اى استقطاعات متفق على خصمها من المقاول ومتضمنة فى التعاقد الخاص به وبعد ان يتم مراجعه ماسبق يتم طرح اجمالى قيمة الاعمال المستحقة للمقاول من اجمالى الاستقطاعات ينتج المستحق صرفة للمقاول