كيفية التعامل مع الارشيف و تنظيم المستندات للمحاسب

كيفية التعامل مع الارشيف و تنظيم المستندات للمحاسب

تنظيم_المستندات هي مهارة لا تدرس لكن تكتسب من الواقع العملي و الممارسة وكلما نظمت عملك باحترافية كلما ارتحت في عملك

واحد جديد هيقولي احنا مبنصدق نعمل شغلنا مش ناقصة تعب في تنظيم اوراق

هقولك اذا بيجيلك ورق مهم وبترميه حوليك وقت الحاجه هتغرق وانت بدور على ابسط مستند للمراجعة عليه او عند طلبه منك + ارتباكك في شغلك ” عدم تنظيم الارشيف اكتر فخ بيقع فيه المحاسبين “

لابد من التنظيم بقدر يسمح بالرجوع اليه و المراجعة واستخراج مستندات عند الحاجة بسهولة مش بس كده

شكل الارشيف بتاعك بيدل على مدى جودة عملك ويريحك ويريح المراجع اللي وراك

بيختلف التنظيم اختلافات بسيطة حسب نوع النشاط وطريقة الادخال من مكان لمكان وممكن يشمل الارشيف فيلات ادارية حسب النظام الاداري المتبع عندك لو بيجيلك اوامر ادارية

*- الارشيف بيبداء من استلامك للمستندات و التسجيل تمم على مستنداتك ثم رتبها حسب التواريخ ثم مسلسلها ثم الاهمية ثم ابدا بتسجيلها مع الايضاح والتفسير في الشرح المرفق قدر الامكان

*- المستندات محتاجة شرح انت كيف وجهتها و تخص اية بالضبط او اية بيانتها فيفضل طباعة القيد وارفق المستندات وراه بالتريتب المذكور في القيد بحيث يكون سهل المراجعة

*- مفيش مستند قيد بدون مؤيد “مستندات او فواتير ” او توقيع اداري من المختص

*-القيد الافتتاحي يفضل ارفاق معاه صورة من قائمة المركز المالي للعام المنتهي + صورة قائمة حقوق الملكية

*- فواتير الاصول يتم التسجيل بالنسخ الكوبي ويتم الاحتفاظ باصل الفواتير وبيانها في ملف لحاله

*- السندات الفواتير يتم تتبع مسلسلها اول باول ويكون في سياسة واضحة ثابتة للسندات والفواتير الملغية سواء هتتركها مع الكعب او ترفقها مع اقرب مسلسل

*- الفيلات يتم الايضاح عليها اسم الشركة او المؤسسة نوعية المستندات و ارقماها من *** الى *** و الفترة التي تخصها من تاريخ *** الى تاريخ

*- لو انت شغال يدوي او اكسيل بتبدا تارشف مع مسلسلل القيود ويكون سهل جدا تتبعها

*-لو شغال ع برنامج بتارشف حسب نوافذ الادخال اللي بدخل منها بمعنى اللي بيدخل من نافذة السندات القيد يتارشف مع ارشيف سندات القيد و اللي يدخل من نافذة الشيكات مثلا يتأرشف مع

الشيكات لان كل نافذة بتعطي رقم مسلسل لحاله

*-لو انت محاسب وحيد حاول تقلل النوافذ لانه بتسبب لخبطة واذا امكن ادخل اغلب القيود بسندات قيد يومية

*- حافظ على تساوي الاوراق وتناسقها واضبطها عند عمل فتحات من المنتصف لتكن كلها متساوية بشكل منتظم و التدبيس سواء يمين ولا شمال بزاوية 45 درجة

*-المشتريات بترفق معها الفاتورة المطبوعة من البرنامج بالاضافة الى صورة سند الاستلام و المبيعات بترفق معها بيان مطبوع من البرنامج على حسب الفترة التابعة لها وبتعمل لكل منهما ارشيف لحاله

*- “حركة المخزون ” صور سندات الادخال بترفق مع فاتورة المشتريات و صور سندات التسليم ترفق مع فاتورة البيع وسندات التحويل بين الفروع او المستودعات يتعمل بها فايل لحالها

*- الذمم مش محتاجة فيلات لحالها الا اذا في حلات خاصة يتم عمل كوبي وارشفها في فيل خاص بها

*- قيودك تمام موفي شرحها وارشيفك تمام تقدر وقت فراغك تراجع على عملك بسهولة واذا جاك مراجع هتشعر بالثقة والراحة النفسية وما يشغلك

دا ابسط الطرق يمكن الاضافة حسب نوعية النشاط واسلوب الادخال والنظام الاداري