مزايا وعيوب البرامج المحاسبية الجاهزة
لماذا تشترى الشركات البرامج المحاسبية ؟
✔✔هناك العديد من التساؤلات عن اهمية البرامج المحاسبية للشركات واهميتها ايضا للمحاسبين
فى هذه السلسلة من المقالات سنقوم بشرح اهمية ” البرامج المحاسبية” لكل من الشركات والمحاسبين
☀كما سنقوم بتوضيح بعض الاسس والمبادىء التى يتم علي اساسها تقييم “ شركات البرامج” لاختيار⇐ البرنامج الملائم فاختيار ⇐البرنامج المناسب للشركة امر ليس بالسهل لانه سيترتب عليه ادخال ⇐البيانات الخاصة بالشركة⇐ والحسابات وهذا امر يستغرق فترة زمنية وان اعادة ادخالها من جديد فى برنامج اخر سيكلفك الكثير من الوقت والمصاريف
☀ بل ربما لن تلجا الى تغيير البرنامج مهما كان به من عيوب وذلك تفاديا لمشاكل نقل البيانات من برنامج الى اخر والوقت الذى ستتكبده فى ذلك فلذا من البداية التركيز على اختيار” شركة البرمجيات” التى توفر لك ولشركتك الاحتياجات التى تكون انت فى الحاجة اليها
♣♣وهنا نبدأ فى توضيح اهمية البرنامج المحاسبي للشركات ولماذا تلجأ الشركات الى شراء تلك البرامج واستخدامها
1- تقدم البرامج العديد من التقارير والتفصيلات فى اوقات زمنية بسيطة قد لا يستطيع المحاسبون استخراجها فى نفس الفترة الزمنية
2-تقدم البرامج العديد من التقارير والتفصيلات فى اوقات زمنية بسيطة قد لا يستطيع المحاسبون استخراجها فى نفس الفترة الزمنية
3- توفير وقت العمل حيث ان الادخال على برامج محاسبية جاهزة يوفر العديد من الوقت فى تصميم ملفات الاكسيل او الدفاتر لادخال البيانات
4- يكون هناك استقرارا نوعا ما فى ادارة الحسابات حيث لن تتاثر بغياب شخص او رحيل شخص عن العمل وذلك لان العمل على البرنامج يتلافى مشكلة ان يقوم شخص ما باخذ البيانات معه عند رحيله
وتوجد العديد من الفوائد الاخرى للشركات
☀☀وبالنسبة لاهمية “ البرامج المحاسبية “ للمحاسبين فاننا سنقوم بتوضيح امر يثار ان البرامج المحاسبية تحول المحاسبين الى مدخلى بيانات
فالواقع ان هذا الكلام غير صحيح وذلك لان التعامل مع “ البرنامج المحاسبي “ ليس ادخال بيانات فقط بل توجية هذه البيانات وادخال كل فى مايخصه وهو امر لن بستطيع القيام به الا من يتقن المحاسبة ويفهم مبادئها وان استخدام البرامج المحاسبية لا يعدوا الا ان يكون تطوير للدفاتر التى كان يتم استخدامها قبل ذلك او تطوير لاستخدام “مايكروسوفت اكسيل “ فى تسجيل بيانات الشركة فهل يعتبر قيام الشخص بادخال البيانات فى الدفاتر الورقية هو ادخال فالبرنامج المحاسبي ليس سوى تطوير وتغيير فى الدفاتر من ورقية الى الكترونية
فوائد البرامج المحاسبية على المحاسبين
- توفير اوقات فى حفظ الملفات حيث ان اغلب العمليات تكون على البرنامج
- سرعه اصدار وطباعه التقارير المطلوبة
- الربط بين العمليات وبعضها البعض بشكل فورى فانت حين تقوم باجراء معاملة فأنها تؤثر او ( تسمع ) فى كل الحسابات الخاصة بها
- توفير وقت فى المراجعة والرقابة
- تكون التقارير الخاصه بها اكثر دقة من غيرها
والان نتوجة الى السؤال المهم الذى يشغل بال الكثير من المسؤلين عن قرار اتخاذ الشراء او كيف سيحدد الشركة التى سيقوم بشراء البرنامج منها
☯ ☯ ماهى المميزات التى ينبغى عليك ان تسعى الى شرائها وان تكون موجودة فى البرنامج الذى تسعى الى شرائه؟
☯☯ فكيف تختار البرنامج المناسب ؟
☯☯ وما الذى يجعل هذا البرنامج مناسب لك دون غيرة ؟
هناك اربع عوامل او مبادىء اساسية يتم بناء عليها اختيار البرنامج المحاسبي المناسب لشركتك وهى :
1-مبدأ المنفعة -التكلفة
من اهم المبادىء التى ينبغى عليك ان تسعى لها فى اختيار برنامج المحاسبة مبدأ منفعة التكلة والذى ينص على ان المنفعة الناتجة من استعمال برنامج المحاسبة تساوى او اكثر من تكلفة “ البرنامج المحاسبي”وهو مايعنى ان البرنامج لا تحدث به مشاكل او ان هناك فقد للبيانات يحدث نتيجة عدم الحفاظ التلقائى له كما ان السعر الخاص بالبرنامج يكون متوافق مع امكانيتة ومايوفره
2-مبدا التوافق والملائمة
يجب على ان يكون تصميم برنامج المحاسبة يتناغم ويتوافق مع طبيعة نشاط المنشأة والعنصر البشرى فلا تقوم بشراء برنامج لنشاط اخرى بدعوى رخص ثمنة لتطبيقة على نشاطك فكل برنامج مصمم لخدمة نشاط معين يأخذ فى اعتبارة الخصائص المميزة لهذا النشاط فلا تقم بالعمل على برنامج تجارى وانت شركة مقاولات فهناك فرق بين النشاط التجارى ونشاط المقاولات
3- مبدأ الرقابة والتحكم
ينص على ان كل برنامج محاسبي يجب ان يتوافر فيه نظام الرقابة الداخلى الذى يحمى اصول الشركة والذى يؤكد على صحة البيانات الموجودة فيه وهو ما يستدعى تحديد الصلاحيات والمسؤليات على البرنامج
4- مبدأ المرونة
يجب ان يتوفر فى “برنامج المحاسبة” مبدأ المرونة ليواكب التطورات التى ممكن ان تنشأ عن تطور المنشأة والمتغيرات التى ممكن ان تحدث فالقوانين تتغير وخاصة معايير المحاسبة والقوانين الضريبية وما يستلزمة ذلك من تعديلات واضافات للبرنامج المحاسبي
وده توضيح بسيط مزايا وعيوب البرامج المحاسبية الجاهزة