كيفية فحص الحسابات لغرض اكتشاف التلاعب والغش والاختلاس ؟

حدد ما الذي ستراجعه وما الذي تحتاج إلى تفسيره

تختلف المراجعة بحسب العملية والأطراف والفترة ونطاق الشك. ابدأ بالسجلات والمستندات المرتبطة، وحدد نقاط الضعف التي قد تسمح بنقص أو تكرار أو تغيير غير معتمد، بدل افتراض طريقة فحص واحدة لكل الحالات.

الفارق أو المستند الناقص لا يثبت اختلاسًا وحده؛ قد توجد أخطاء أو فروق توقيت أو أسباب أخرى تحتاج إلى فحص. لا تستخدم هذا الشرح لإعفاء جهة من مسؤولية أو لتحديد اتهام قانوني.

طابق ما سدده العميل بما دخل إلى الحساب

راجع ملخصات المبيعات والقبض والإيداعات البنكية وحركة العميل، مع التواريخ والمبالغ والاعتمادات. تحقق من الخصومات والديون المعدومة ومردودات المبيعات التي خفضت الرصيد؛ يجب أن يستند كل منها إلى واقعة ومستند واعتماد مناسب.

تساعد مطابقة التسديدات بالبنك ومصادقات العملاء ومراجعة الأرصدة المتأخرة على تفسير الاختلافات. اقرأ تسوية البنك ومراجعة النقدية لتمييز فروق التوقيت عن التسجيل الناقص.

راجع حقيقة العملية قبل الاكتفاء بالفاتورة أو الكشف

طابق فاتورة الشراء بأمر التوريد والاستلام وحركة المخزن، وراجع تكرار التسجيل والمبلغ وما إذا كان الاعتماد مكتملًا. تساعد هذه القراءة على كشف فاتورة بلا توريد أو تسجيل مكرر يحتاج إلى تفسير.

وفي الأجور، طابق العاملين والحضور والاستحقاقات ووسيلة الدفع، وراجع بيانات التعيين والإضافات والخصومات. واستكمل دورة المشتريات ومسير الرواتب لفهم المستندات ذات الصلة.

اربط الموجود الفعلي بالمستندات والحركة

في العهدة، راجع المتبقي مع أصل المبلغ ومستندات الصرف واعتماداتها ونتيجة الجرد. أما المخزون، فطابق الوارد والمنصرف والمرتجعات والتحويلات بالكميات الموجودة، وتحقق من دخول المواد المرتدة أو خروج المواد المسلمة فعليًا.

لا تقارن تكلفة الكمية بسعر بيعها دون تحديد أساس السجل؛ تختلف قراءة الكمية والتكلفة والقيمة البيعية. اقرأ تنظيم العهد ومتابعة المخزون.

تحقق من الوجود والتوقيت والمعالجة

راجع سجل الأصول بما فيه بيانات الشراء والتكلفة والإضافات والاستبعادات والإهلاك، ثم طابقه بالموجود الفعلي. قد يحتاج الأصل غير الموجود أو غير المسجل إلى بحث في المستندات قبل تحديد السبب والمعالجة.

وفي الحسابات، ركز على العمليات المحيطة بنهاية الفترة والمردودات والتصنيف بين المصروف والأصل والتقديرات. قد تغير أخطاء التوقيت أو التصنيف النتيجة حتى دون نقص نقد أو مواد.

وثق الفروق ومصادرها وما بقي دون تفسير

اربط كل ملاحظة بالمستند والحساب والفترة وأثرها، وميز الواقعة المثبتة عن الافتراض. ثم حدد ما يحتاج إلى استكمال أو تصحيح أو إحالة إلى المسؤول المختص وفق نطاق الفحص.

وتكمل مراجعة الأخطاء المحاسبية وتنظيم الأرشفة تتبع النتيجة من دليلها، دون اعتبار أي قائمة إجراءات ضمانًا لاكتشاف كل تلاعب.

أسئلة تكمل الموضوع