الدورة المستندية للمشتريات

حدد الصنف والمواصفات والكمية

تعد الجهة التي تحتاج إلى المواد أو المعدات طلبًا يوضح المطلوب ومواصفاته وكمياته. يراجع المسؤول المختص الطلب ويعتمده بحسب الصلاحيات، ثم ينتقل إلى الجهة المسؤولة عن المشتريات.

لا تحدد اسم وظيفة واحدة للاعتماد في كل منشأة؛ المهم أن يكون مسار الموافقة واضحًا ويمكن تتبعه. اقرأ المستخدمين والصلاحيات والاعتمادات لفهم تنظيم المسؤوليات داخل النظام.

قارن الشروط ثم حرر أمر التوريد

تجمع المشتريات العروض المناسبة وتقارن المواصفات والجودة والتكلفة وشروط التوريد. عدد العروض يحدد وفق سياسة الشركة؛ ذكر ثلاث جهات في مثال لا يجعله شرطًا عامًا لكل عملية.

بعد اختيار العرض، حرر أمر التوريد للمورد بالأصناف والكميات والبيانات المتفق عليها. واستكمل تنظيم التعامل مع الموردين لربط المواصفات والائتمان والسداد بالاتفاق.

طابق ما وصل بما طلبته

عند وصول المواد، راجعها وفق أمر التوريد والمواصفات والكميات، ووثق الفحص والاستلام والإضافة إلى المخزن. إذا ظهر اختلاف، سجله واعتمده قبل اعتبار العملية مطابقة بالكامل.

تحتاج حركة المخزن إلى مستند يوضح الكمية والموقع والجهة المستفيدة. اقرأ متابعة مواد المشروع لتمييز الاستلام عن الصرف للاستخدام.

راجع الاستحقاق من المستندات المرتبطة

اربط فاتورة المورد بطلب الشراء وأمر التوريد والاستلام، وراجع الكميات والأسعار وما تم اعتماده. بعد ذلك يثبت الاستحقاق وفق طبيعة الشراء والحسابات المستخدمة، بدل افتراض أن كل فاتورة تحميل مباشر على مصروف المشروع.

وتوضح أنظمة متابعة المخزون أثر تنظيم الحسابات على التسجيل، بينما تربط الدورة المحاسبية المستند بالقيد والرصيد.

وثق دفع المستحق واستلام المورد

راجع المستحق والاعتماد وطريقة السداد قبل إصدار الشيك أو التحويل أو الصرف. احتفظ بمستند الدفع وإثبات استلام المورد أو ظهور الحركة البنكية، حتى تستطيع مطابقة الرصيد.

لا يغني إصدار وسيلة الدفع وحده عن متابعة حالتها. يمكن استكمال حركات الشيكات والمدفوعات لربط السداد بالحسابات والمستندات.

أسئلة تكمل الموضوع