أفضل الممارسات لادارة المقاولين بإحترافية

إليك أفضل 5 ممارسات يمكنك من خلالها إدارة المقاولين وتحقيق أقصى استفادة من تعاونهم مع شركتك :

1. تحديد التوقعات للطرفين شركتك والمقاول
2. اتفق على أهداف وجدوال زمنية واضحة
3. قم بإظهار تقديرك لعملهم
4. قدم تعليقات منتظمة وقابلة للتنفيذ
5. تجديد التعاقد بناءً علي الاداء

1- تحديد التوقعات للطرفين – شركتك والمقاول

تحديد توقعاتكم بكل وضوح سيقلل من خطر حدوث سوء تفاهم لاحقًا. كما لا يمكن تجاهل اهمية التأكد ان مناقشة التوقعات ليست من طرف واحد. بمعني ان المقاول كما يحتاج لفهم توقعاتك منه، مهم بنفس القدر أن تفهم انت ما يتوقعه المقاول منك.

افهم كم من الوقت يمكن له الالتزام بالعقد، وتحدث عن القيود التي قد يواجهها أثناء العمل. ايضاً اتفق على جداول زمنية للتسليم مع تحديد معالم واضحة لهذه الجداول. يمكن ربط هذه الجداول بهيكل التعويض الذي تقدمه.

إحرص ايضاً علي توضيح أن لديك مهمة يجب إتمامها وأنك ستعتمد عليه لتحقيق هذه النتائج. لذلك نعتبر تحديد التوقعات في البداية هو اساس التوصل إلى أهداف واضحة وجداول زمنية محددة.

2- إتفق على أهداف وجدوال زمنية واضحة

بدون اهدف مشتركة، سيكون المقاول وبقية فريقك يسيرون في اتجاهات مختلفة. يجب أن تتفقا على الأهداف وأن تكونا واضحين بشأن ما يعنيه نجاح الشراكة بينكما.

كما نوصيك بالتأكد من أن المقاول يفهم تداعيات “لاقدَّر الله” الفشل في تحقيق الأهداف او التسليم في المواعيد المنصوص عليها والتأثيرات الواردة على الفريق، وعلى المشروع، وعلى الشركة، وعلى المقاول نفسه.

وضح ايضاً أن الالتزام بالجداول الزمنية أمر بالغ الأهمية. كما يمكنك تقديم مكافآت (إذا أمكن ذلك) لتحقيق الأهداف أو التفوق عليها.

قد ترغب في إضافة بنود جزائية في العقد مقابل الأهداف غير المحققة، لكن هذا نادرًا ما يكون مفيدًا. لأن اللجوء الي مثل هذه البنود غالباً ما يؤدي إلى تدمير علاقتك مع المقاول. وما ستخسره كشركة لا يمكن تعويضه بالكامل من خلال فرض مجرد غرامة على المقاول.

3- قم بإظهار تقديرك لعمله

مجرد أن علاقتك مع المقاول هي علاقة مقاول خارجي وليست علاقة موظف، لا يعني أنهم مرتزقة يهتمون بالمال فقط!. بالطبع، بعض المقاولين لا يهتمون بشئ غير المال. لكن البعض الآخر يكون لديهم دوافع أخرى. وفي النهاية القيمة تكمن في أعين الناظرين. لذلك إفهم ما الذي يقدره المقاول، ثم اربط هذه القيمة بعملك معه.

لذا إذا أظهرت له أنك تقدر عمله، سيكون لديك في فريقك مقاول متحفز وملتزم بتحقيق هدفك المشترك معه مثلما تهتم أنت وموظفوك.

4- قدم تعليقات منتظمة وقابلة للتنفيذ

قد لا يكون مقاولوك في نفس الموقع الجغرافي لشركتك. إذا كان هذا هو الحال، فتعامل مع ذلك وتواصل معهم بشكل متكرر. قد لا يعرفون إذا كانوا يفعلون شيئًا خاطئًا. لن يتمكنوا من اتخاذ إجراءات تصحيحية في الوقت المناسب، وهذا سيؤذي الجميع.

حدد إجتماعات خاصة مع مقاولك (حتي إن كانت أون لاين علي منصات مثل Google meet). تأكد من أن تعليقاتك قابلة للتنفيذ. وتأكد من انها واضحة وغير مبهمة.

5- تجديد التعاقد بناء علي الأداء

كما هو الأمر مع موظفينك، لكن قد يكون لديك قيود مع موظفينك وفقاً لسياسات ولوائح الشركة أو القوانين المحلية التي تحدد خياراتك. لكن مع المقاولين يكون لديك المزيد من الحرية في تحديد مستويات المكافئات والغرامات.

لذلك إذا لم يؤدي المقاول بشكل جيد، فمن المؤكد أنك لن توظفه في المهام المستقبلية. هذه هي الغرامة المثالية لتحفيز المقاولين للحصول على أفضل أداء منهم. جميع المقاولين الكفء يعرفون ذلك.