الرقابة في المكتب الفني في نظام بابل : إدارة المشاريع ومراقبة الأداء المالي

الإدارة الذكية للعقود والضمانات لتحسين سير الأعمال

الرقابة في المكتب الفني – تعتبر التقارير الزمنية في نظام بابل أداة أساسية لمديري الشركات الذين يهدفون إلى إدارة العقود والضمانات بكفاءة عالية. من خلال هذه الأداة، يمكنك متابعة تواريخ انتهاء عقود المقاولين وعقود العملاء الخاصة بأعمال مثل التشطيبات، وضمان تجديدها في الوقت المناسب دون تعطيل سير المشروع .

كما تساعدك التقارير الزمنية على متابعة استحقاق تحصيل الفواتير والمستخلصات، سواء من العملاء أو المقاولين، بالإضافة إلى التحكم الكامل في تواريخ تجديد الضمانات أو الإفراج عنها.

بفضل هذه الأداة، تحصل على رؤية شاملة للمواعيد الحاسمة التي تؤثر على الأداء المالي والتنفيذي للشركة، مما يعزز كفاءة العمليات ويضمن تحقيق الأهداف المرجوة.

مراقبة مستخلصات الاعمال في نظام بابل ERP

تُعد هذه الشاشة من الأدوات الرئيسية في نظام بابل ERP، حيث تُستخدم لمراقبة ومتابعة المستخلصات وفواتير الأعمال مع العملاء، سواء كانوا جهات حكومية أو خاصة. توفر الشاشة رؤية شاملة حول العلاقات المالية مع العملاء، بما في ذلك عقود المشروعات، المستخلصات، وفواتير الأعمال.

وفيما يلي تحليل لعناصر الشاشة وكيفية استخدامها في الرقابة المالية في المكتب الفني

آخر مستخلص

يمثل إيرادات المشروع حتى الآن بناءً على المستخلصات الصادرة للعملاء. يعكس القيمة المالية التي تم تحصيلها أو استحقاقها من الجهة المالكة أو العميل مقابل الأعمال المنفذة. هذا الرقم يعكس سير الإيرادات بناءً على الأعمال المنجزة

التكاليف الفعلية

تشير إلى إجمالي التكاليف الفعلية التي تم إنفاقها على المشروع، سواء كانت تكاليف العمالة، المواد، أو خدمات المقاولين الفرعيين. هذه القيمة تتيح للمكتب الفني والمتابعين الماليين مراقبة التكاليف وضمان عدم تجاوز الميزانية المخصصة

نسبة الإتمام

تمثل هذه النسبة آخر مستخلص مقارنةً بإجمالي قيمة العقد. هذه النسبة تُظهر مدى التقدم في تحصيل الإيرادات من الجهة المالكة بناءً على حجم الأعمال المنجزة حتى الآن.

نسبة الإنجاز

تمثل نسبة الإنجاز الفعلية للمشروع، التي تشمل  آخر مستخلص والأعمال تحت الرفع توضح هذه النسبة مدى تقدم المشروع من حيث العمل والإنتاج مقارنة بإجمالي العقد، مما يساعد في متابعة تنفيذ الأعمال وضمان سيرها وفق الجدول الزمني المحدد

الأرباح

يتم حساب الأرباح من خلال الفرق بين  إجمالي الإيرادات (آخر مستخلص) و إجمالي التكاليف  هذه القيمة تعطي مؤشرًا واضحًا عن الربحية الفعلية للمشروع حتى الآن، وتتيح لمتخذي القرار اتخاذ الإجراءات اللازمة في حال حدوث أي انخفاض في الربحية.

التكلفة المخططة

تُمكن الشركة من مقارنة التكاليف الفعلية بالتكاليف المخططة مسبقًا للمشروع. تساعد هذه المقارنة في تحديد أي انحرافات عن الميزانية الأصلية، مما يتيح اتخاذ إجراءات تصحيحية في الوقت المناسب إذا لزم الأمر.

الرقابة في المكتب الفني من خلال هذه الشاشة

شاشة “داش بورد” لمراقبة المستخلصات والفواتير مع العملاء في نظام بابل ERP هي أداة قوية تمكن الشركات من متابعة سير المشاريع ماليًا، سواء مع جهات حكومية أو عملاء خاصين. من خلال هذه الشاشة، يمكن متابعة تقدم المستخلصات والتحصيلات المالية وضمان الربحية للمشروعات، مما يعزز من الكفاءة المالية ويضمن تحقيق الأهداف المالية للشركة.

 تحليل “أداء المشاريع” في نظام بابل ERP

توفر شاشة “أداء المشاريع” في نظام بابل ERP أداة قوية لمدير الشركة لمراقبة جميع جوانب المشروع بسهولة وفعالية. من خلال هذه الشاشة، يمكن للمسؤولين متابعة التقدم المالي والزمني للمشروع، مما يساعدهم في الحفاظ على التوازن بين التكاليف والإيرادات وضمان سير المشروع وفقًا للخطة المعتمدة.

تعرض هذه الشاشة الإحصائية التي تم رفعها معلومات مفصلة حول أداء مشروع محدد، وتتيح لمدير الشركة متابعة كافة الجوانب المتعلقة بتنفيذ المشروع، بدءًا من التكاليف إلى الأرباح والمصروفات. هذه الأداة تسمح لمدير المشروع باتخاذ قرارات مستنيرة بناءً على البيانات المقدمة. إليك تحليل كل جزء من الشاشة:

مدة التنفيذ ومدة التأخير

• مدة التنفيذ : تشير إلى الفترة الزمنية المتاحة لإكمال المشروع.
• مدة التأخير: توضح مدى تجاوز المشروع للجدول الزمني المخطط له. هذه البيانات تتيح لمدير الشركة تحديد ما إذا كان المشروع متأخراً عن الجدول الزمني أو إذا كان يسير حسب الخطة.

نسبة الانجاز الزمني والفعلي

انجاز زمني  يوضح الفارق الزمني بين المدة الى تاريخ اخر مستخلص  ومدة التنفيذ المحددة للمشروع

انجاز فعلي   يوضح مدى النسبة ما بين قيمة الاعمال المنفذه بالنسبة لقيمة  الاعمال  او العقد

الأعمال المنفذة

تمثل الأعمال المنفذة الأعمال التي تم تنفيذها  حتى هذه اللحظة، وهي تعكس التقدم الفعلي في المشروع

مصاريف  المشروع

تشمل جميع المصاريف على المشروع سواء كانت مواد – مقاولين – عمالة = معدات = مصاريف متنوعة  

الأرباح

يتم حساب الأرباح بناءً على الفارق بين الإيرادات والمصروفات ويتم توضيح الأرباح المتوقعة أو الخسائر في المشروع

• تقارير متابعة المشروع
• المستخلصات المرفوعة للجهات المالكة
• كميات الأعمال المنفذة
• المستخلصات المحصلة والغير محصلة
• تحليل مصاريف  المشروع التفصيلية
• الموقف المالي للمشروع ككل من اصول والتزامات

 كيفية الرقابة في المكتب الفني من خلال هذه الشاشة

متابعة الأداء الزمني يمكن لمدير الشركة تحديد ما إذا كان المشروع متأخراً عن موعده أو يسير حسب الجدول الزمني.

مراقبة التكاليف والأرباح يتيح النظام متابعة الفروقات بين التكاليف والإيرادات، مما يسمح باتخاذ إجراءات لتصحيح مسار

اتخاذ القرارات بناءً على التقارير النظام يتيح الوصول الفوري إلى تقارير مفصلة حول المستخلصات والمطالبات

تقارير الرقابة في المكتب الفني

توفر هذه التقارير الرقابية مجموعة شاملة من الأدوات التي تتيح إدارة ورقابة شاملة لمختلف جوانب المشروع. بفضل هذه التقارير، يمكن للمكتب الفني ومديري المشاريع ضمان سير العمل وفقًا للخطة، وتحقيق الأهداف المالية والتنفيذية بكفاءة عالية.

توجد  مجموعة من التقارير الرقابية المتاحة التي يوفرها نظام بابل ERP لمساعدة المكتب الفني ومدير المشروع في متابعة وتقييم الأداء التنفيذي والمالي للمشاريع. هذه التقارير تغطي جميع الجوانب الهامة للمشروع، مما يسهم في تحقيق الرقابة الفعالة وضبط التكاليف والإنجازات. فيما يلي شرح لكل تقرير:

مراقبة معدلات الإنجاز

يتيح هذا التقرير متابعة التقدم الفعلي للأعمال مقارنةً بالخطة الزمنية المعتمدة. يساعد المكتب الفني على معرفة نسبة الأعمال المنفذة والتأكد من سير المشروع حسب الجدول الزمني.

مراقبة انحرافات التكاليف

يساعد هذا التقرير في مقارنة التكاليف الفعلية بالتكاليف المخططة، مما يمكن الفريق من اكتشاف أي انحرافات في الإنفاق واتخاذ الإجراءات اللازمة لتصحيح المسار قبل حدوث تجاوزات مالية كبيرة.

مخطط زمني / تكلفة

يعرض هذا التقرير التقدم الزمني مقارنة بالتكلفة، مما يتيح للمكتب الفني معرفة العلاقة بين ما تم إنجازه من أعمال وما تم إنفاقه فعليًا، لضمان أن المشروع يسير وفقًا للميزانية والجدول الزمني المحدد.

مخطط زمني / الإيرادات

يساعد هذا التقرير على متابعة الإيرادات المتوقعة بناءً على الأعمال المنجزة في كل مرحلة من مراحل المشروع، مما يمكن المكتب الفني من إدارة التدفقات المالية وضمان تحقيق الأرباح.

الأرباح وخسائر بنود الأعمال

يعرض هذا التقرير الربحية أو الخسائر لكل بند من بنود الأعمال، مما يساعد في تقييم الأداء المالي للمشروع ومعرفة البنود التي تحقق أرباحًا وتلك التي تحتاج إلى تحسين أو إعادة تقييم

مراقبة كميات التوريدات

يوفر هذا التقرير متابعة دقيقة لكميات المواد التي تم توريدها للمشروع. يمكن من خلاله التأكد من مطابقة الكميات المستلمة مع الكميات المخططة، مما يضمن عدم حدوث تجاوزات أو نقص في المواد المطلوبة.

أهمية هذه التقارير في الرقابة في المكتب الفني

ضبط الأداء التنفيذي تساعد التقارير على متابعة سير العمل وفقًا للخطط الزمنية والتكاليف المحددة، مما يتيح للمكتب الفني ومديري المشاريع اتخاذ الإجراءات التصحيحية في الوقت المناسب.

تحسين الأداء المالي تتيح التقارير معرفة الانحرافات المالية ومراقبة التكاليف بشكل دقيق، مما يسهم في تحسين الربحية والحد من الخسائر.

إدارة المواد من خلال تقرير مراقبة كميات التوريدات، يمكن ضمان توفر المواد اللازمة للتنفيذ في الوقت المناسب، دون وجود فائض أو نقص يؤثر على تقدم المشروع.