عهد الموظفين
كيفية متابعة الموظفين – اداريا – عهد – سلف – رواتب ؟
كيفبة متابعة الموظفين اداريا ومراقبة ادائهم داخل الشركة ؟
هناك جهات داخلية مثل ( ادارة الشركة )
و جهاد خارجية مثل ( التامينات الاجتماعية – مكتب العمل – مصلحة الضرائب)
لا بد من توافر التقارير التى تلبي احتياجات هذه الجهات بمجرد تسجيل بيانات الموظف يوفر لك برنامج بابل مجموعة كبيرة من التقارير الرقابية والادارية
على سبيل المثال
- الاقامات ورخص العمل والجوازات المطلوب تجديدها والتى قد تكلف الشركة اموالا فى حالة عدم تجديدها .
- احتساب التامينات الاجتماعية على الموظف .
- كذلك الامر بالنسبة ضريبة كسب العمل تستطبع مراقبة التاشيرات الصادرة من مكتب العمل والمتبقي والمنفذ .
- مجموعة من التقارير الاخري سوف نتعرض لها .
بمجرد تسجيل بيانات الموظف كما فى الشاشة اعلاة نوفر لك مجموعة من الخيارات
يوفر البرنامج بابل حوالي 25 تقرير اداري عن الموظفين توفر لك كافة المعلومات المطلوب تقديمها الى الادارة او للجهات الخارجية بالاضافة الى تقارير عن المرتبات والحضور والانصراف سوف نتعرض لها من خلال الشرح
تقرير التامينات الاجتماعية عن شهر اغسطس 2018
هذا التقرير يتم تقديمه للتامينات الاجتماعية بنهاية شهر كما تلاحظ من التقرير يتم احتساب قيمة التامينات المستحقة على الموظف وعلى الشركة وفقا لقانون التأمينات يوفر البرنامج هذا التقرير ثلاث دول عربية ( مصر – السعودية – الكويت )
تقرير ضريبة كسب العمل عن شهر اغسطس 2018
هذا التقرير يتم تتعديله باستمرار حسب التغيرات التى تتم على القانون وهو خاص بالشركات المصرية وقانون ضريبة كسب العمل ياخذ فى الاعتبار الراتب والبدلات والتأمينات
تقرير بالاقامات التى تنتهي خلال 60 يوم
هذا التقرير يوفر لك معلومات عن الاقامات التى تنتهي خلال فترة محددة كما تلاحظ من التقرير هناك اقامات انتهت بالفعل منذ 59 يوم وهناك اقامات متبقي على تجديدها 46 يوم وبالتالي هناك غرامات تدفعها الشركة على التاخير حسب قوانين دول الخليج بسبب عدم المتابعة
الحلول المقدمة لمتابعة تواريخ الانتهاء
يوفر لك التقارير الزمنية التحذيرية تظهر للمستخدم بمجرد فتح البرنامج ومعلم باللون الاخضر على التقارير التى تتطلب مراجعتها سواء كانت ( اقامات – حوازات – رخص عمل – عقود عمل )
بمجرد طباعة التقرير من التقارير الزمنية على سبيل المثال الاقامات المنتهية كما موضح بالشكل اعلاه تستطيع من خلال الضغط على رقم المحمول الخاص بالموظف على سبيل المثال عبدالله الشحات يقوم البرنامج ارسال رسالة SMS الى الموظف بتنبيه ان الاقامة سوف تنتهي بتاريخ ويجب تسليمها الى ادارة شئون العاملين
كيفية متابعة عهد الموظفين داخل الشركة ؟
كصاحب شركة مقاولات العهدة تمثل مصدر اساسي فى الصرف على مشاريع الشركة وخاصة المواقع الخارجية ولكن ايه انسب طريقة لكي تتابع العهدة قبل كل شئ نحصر اغلب مشاكل العهدة اللى ممكن تقابلك فى شركتك
- تراكم رصيد العهدة لدي الموظف وعدم تقديم مستندات التسوية للادارة المالية
- عدم الفصل محاسبيا بين عهدة الموظف على المشاريع
- صرف العهدة على مشاريع او حسابات غير مكلف بالصرف عليها
- صعوبة التواصل مع امين العهدة فى المواقع الخارجية
- الخلط بين حساب السلفة الشخصية والرواتب والعهدة النقدية والعينية للموظف
- عدم معرفة التقارير الرقابية الشهرية المطلوبة تقديمها للادارة لمتابعة اداء امين العهدة
تراكم رصيد العهدة لدي الموظف وعدم تقديم مستنداتها للادارة
من المشاكل المهمة التى تقابل ادارة الشركات هى تراكم ارصدة العهدة لدي الموظف بدون تقديم اى مستندات لتسويتها مما يؤدي فى النهاية الى عدم اثبات المصاريف الخاصة بالمشروع فى وقتها وباالتالي اهدار مبدا استقلال الفترات المالية الحل عمل حد ائتمان لا يستطيع الموظف تجاوزه كماتلاحظ من الشكل تم عمل حد ائتمان ادم عمر 200,000 ريال حد ائتمان
لاحظ كشف حساب ادم عمر رصيدة مدين 150,000 جنية بمعنى اي عملية صرف سواء نقدي او بشيك تتجاوز 200,000 جنية غير متاحة المتاح له من صرف هو 50,000 جنية كحد اقصي
لو عملت صرف نقدي لن تستطيع صرف اكبر من 50 الف جنية كما تلاحظ تم صرف 45,000 جنية كصرف نقدي
وبالتالي اصبح رصيد عهدة م ادم عمر 195,000 جنية المتاح صرفه فيما بعد 5,000 جنية كحد اقصى وبالتالي التحكم فى رصيد عهدة امين العهدة ممكن ان المحاسب يدخل يعدل حد الائتمان من بطاقة العهدة سئوال مهم لذلك يجب عمل صلاحيات على تعديل بطاقة العهدة لتكون من اختصاصات موظف مسئول داخل النظام
عدم الفصل محاسبياً بين عهدة الموظف على اكثر من مشروع
تلاحظ من كشف الحساب اعلاه كشف اجمالى عهدة الموظف على مستوي الشركة لو حبيت تعرف كشف حساب للعهدة على الادارة التعليمية بالقصيم وده يفيدك انك تقدر تتابع حركة العهدة للموظف الواحد على مستوي الشركة ككل او المشروع .
طبعا ده هيتطلب منك انت تسجل التوجيه المحاسبي لاى عملية تمويل للعهدة اوتسوية على حساب مركز التكلفة المحدد له مثال تم صرف عهدة الى م ادم عمر بمبلغ 150,000 جنية من البنك الفرنسي السعودي لمشروع الصرف الصحي بشيك رقم 44011 التوجيه كما تلاحظ محدد مركز التكلفة للعهدة
العهدة او جزء منها الى مشروع غير المكلف بمتابعته
طبعا عند تسوية العهدة واستلام المستندات من امين العهدة وتبويبها واثباتها محاسبيا لا يهتم المحاسب غير بالشكل العام للفاتورة وكيفية اثباتها فى النظام ولا يهتم اين تم صرف العهدة لان مثل هذه المعلومة تهم االدارة او متخذي القرار اولا لابد من توفير تقارير تحليل كيف تم تسوية العهدة
يوضح التقرير ان العهدة انصرفت على 3 مشاريع و3 حسابات مصاريف العمليات وسلف موظفين وموردين
بفرض ان سياسة الشركة هى تخصيص العهدة للمصاريف فقط ليس من صلاحيات امين العهدة ان يصرف سلفة لموظف او يسدد دفعات لمورد ومن صلاحياته التعامل مع مشروع الصرف الصحي فقط اذا لماذا تم صرف من عهدته على مشروع الصالة المغطاة ومدرسة خالد بن الوليد كل هذه التساؤلات تستطيع مراجعتها ومراقبتها من خلالا التقرير الموضح اعلاه
يوضح التقرير التالي تفاصيل المصروفات المنصرفة على المشاريع
من مواد بناء وكهرباء وايجار معدات ومحروقات كل هذه التحليلات من خلالها تسيطر على سياسة صرف العهدة وتمويلها
طريقة التواصل مع امين العهدة فى المواقع الخارجية
الطبيعى ان المستندات تكون بحد اقصي فى الادارة المالية بنهاية كل شهر لاثبات المصروفات الشهرية الخاصة بالمشروع وتوفير التقارير التحليلية والرقابية للادارة خلال الفترة انسب طريقة هى تسجيل المصروفات من خلال الفوالتير فى ملف اكسل وارسال الملف للادارة المالية عن طريق الواتس وارسال صور المستندات والادارة المالية تراجع المستندات وتسجيلها من خلال امر التسوية
التوجيهات المحاسبية لعهد الموظفيبن المصروفات الشهرية الخاصة بالمشروع
ملحوظة فى منتهى الاهمية
كلما كن امركز التكلفة متخذ فى الاعتبار فى التوجية المحاسبي يكون افضل لانها ذات اهمية فى التقارير من خلال التوجيه المحاسبي نتستطبع طباعة كشف عهدة م ادم على مشروع الصرف الصحي كما هو موضح
كيفية متابعة سلف الموظفين داخل الشركة ؟
حتى الان تم متابعة الموظفين اداريا وتوفير التقارير لمتابعة حركة الموظف اداريا وتلبية طلبات الجهات الداخلية والخارجية وتم متابعة حساب عهد الموظف داخل الشركة وتوفير التقارير لمراقبة اداء تمويلالعهدة وتسوياتها ونحن الان فى مرحلة السلف
طلب م ادم عمر سلفة نقدية 5,000 ريال على تخصم من راتبه على 5 شهور وتم الموافقة علي طلبة وتمصرفها نقدا نلاحظ هنا يجب فصل حساب العهد عن حساب السلف لان السلف مبالغ مستقطعة شهريا بينما العهد يتم تسويتها بتقديم مستندات الصرف مع ملاحظة ان مركز التكلفة هنا غير محدد فتم توجية القيد المحاسبي على الادارة العامة
كشف حساب السلف مستقل بذاته عن كشف حساب العهد للموظف ولكن وفرنا طريقة عند طباعة كشف حساب العهد يظهر اسفل رصيد حساب السلف للموظف وان طبعت كشف حساب العهدة يظهر رصيد السلف اسفل الكشف
من خلال كشوف الحساب تقدر تتابع ارصدة الحسابات الاخري المرتبطة بالموظف ايه السبب لان فى بعض الاخطاء تقع فيها الادارة المالية عند عمل مخالصة لموظف يتم طباعة كشف حساب العهد لموظف بدون التركيز على ان هناك اى حسابات اخري مرتبطة للموظف وبالتالي يتم تسوية مستحقات الموظف وعليه ارصدة فى السلف او العهد وسوف نتعرض لكيفية ربط هذه الحسابات مع مخالصة الموظف تلقائياً اثناء الشرح
بفرض حالة ثانية ان هناك رسوم نقل كفالة 2,000 ريال تم تحميلها على الموظف على ان تخصم من راتبة على 4 شهور ابتداء من شهر نوفمبر 2018
وهناك حالات اخرى يحمل حساب السلف مثل الغرامات المرورية او اى مبالغ تدفع نيابة عن الموظف مثل تجديد الاقامات رسوم تاشيرة اصلاح اعطال بسببب الموظف اختلاسات فى المخازن كل هذه الحالات تحمل على الموظف بحساب السلف بعيدا تماما عن حساب العهد لكي يتم خصمها من حساب السلف بصورة شهرية بتما العهد مخصص لتقديم مستندات الصرف
كشف حساب السلف الان اصبح رصيدة 8,500 ريال عبارة عن رسوم نقل كفالة وسلفة راتب واصلاح اعطال
لو حبيت تعمل اعداد رواتب الشركة عن شهر سبتمبر 2018 ورصيد الموظف ادم 8,500 ريال المفروض تخصم منه كام من راتب شهر سبتمبر 2018 وفقا لكشف الحساب الخصم هيتم بشكل عشوائي لان لا يوجد تفاصيل ايه الحل لمراقبة عملية الخصومات وبدون تدخل شخصي من المحاسب او موظف شئون العاملين
من خلال شاشة الاستقطاعات يمكنك تسجيل اى قرارات ادارارية مع الموظف وتوزيع قيمة الاستقطاع على الشهور حسب القرار وفى نهاية كل شهر وقبل طباعة الرواتب يتم طباعة التقرير المرفق ادناه لمراجعة الاستقطاعات الشهرية وهذه الاستقطاعات مرتبطة بالرواتب بشكل تلقائي بدون تدخل من اى موظف بالشركة
من خلال شاشة الاستقطاعات يمكنك اضافة اى استقطاع سواء بالمبلغ او باليوم وكذلك يمكنك اضافة اى مكافاة وتوزيع السلف الشخصية على الشهور بمجرد تسجيل القرار تم ربطه مع الرواتب بشكل تلقائي .
يمكنك متابعة تاريخ الموظف من جزاءات وبالتالي اعادة تقييم اداء الموظف فى الشركة
كيفية متابعة رواتب الموظفين داخل الشركة ؟
حتى الان تم متابعة العهد والسلف الخاصة بالموظف يتبقي لدينا كيف متابعة رواتب الموظف لانها تمثل التكلفة المفروض تحملها على المشروع اول خطوة فى اعداد الرواتب هى عملية الحضور والانصراف
كيفية متابعة الحضور والانصراف ؟
الحضور والانصراف للموظفين سواء فى الادارة او مواقع العمل الخارجية يعتبر معلومات ذات اهمية لمراقبة العمال والمشرفين والموظفبن على مستوي الشركة ككل ولكن الطرق لاثبات الحضور والانصراف وما اهمية تسجيل الحضور والانصراف اليوميى او الشهري الطرق الحضور الانصراف من خلاله يمكنك معرفة تكلفة اليوم للموظفين على مستوي القسم او الشركة وقيمة التاخير والاضافي بالاضافة الى متابعة ساعات العمل للموظفين-
طريق الادخال المباشر من الشاشة يوم بيوم
الاستيراد من الاكسل وهذا هو النموذج الذي نستورد منه
الاستيراد المباشر من جهاز البصمة وتحليل البيانات المستوردة ومعالجة اى اخطاء واردة من جهاز البصمة ومن ثم تصدير البيانات الى الحضور والانصراف الشهري لمتابعة اعداد الرواتب
هل هناك تقارير الحضور والنصراف ؟
تقارير حضور وانصراف الموظفين على مستوي الموظف – القسم – المشروع – الشركة – اليوم – الشهر
مرفق تقرير على مستوي اليوم لكل مشاريع الشركة على سبيل المثال 1 فبراير 2018
رواتب الموظفين
راتب الموظفين تمثل التكلفة الفعلية التى يتم تخميلها على المشاريع ويتم توزيع تكلفة المرتبات على المشاريع حسب ساعات العمل الفعلية فى كل مشروع ويتم اثبات التوجية المحاسبي بمجرد اعداد الرواتب معالجاً السلف والضرائب والتامينات
