الكود والمستند يربطان حركة الصنف برصيده
يساعد شيت المخازن على تنظيم رصيد البداية وما دخل وما خرج لكل صنف، بشرط اتساق الكود والوحدة والمستندات. يحتوي النموذج الأصلي على أوراق للأرصدة والوارد والمنصرف، ويجمع الكميات بالمعادلات مع تنبيه عند بلوغ حد إعادة الطلب. يوضح المقال ما في الملف فعلًا وطريقة قراءة المثال قبل تخصيصه لعملك.
ما الأوراق التي يتكون منها النموذج؟
| # | الورقة | وظيفتها |
|---|---|---|
| 01 | مراقبة المخزون والأرصدة | بيانات الصنف وحد الطلب ورصيد البداية وإجمالي الحركة والرصيد والحالة |
| 02 | حركة الوارد | التاريخ والإذن والكود والكمية والسعر والقيمة والمورد أو الفاتورة |
| 03 | حركة المنصرف | التاريخ والإذن والكود والكمية والمشروع وجهة الاستلام والملاحظات |
هذه أوراق الملف المتاح، ولا تنشئ المعادلات من تلقاء نفسها مستند استلام أو تحققًا من الكمية الفعلية. تبدأ صحة الرصيد من تسجيل حركة صحيحة بالكود والوحدة نفسيهما.
الدورة المستنديةاربط الوارد والمنصرف بمرجع الحركة
يتصل الوارد بإذن الاستلام وما يدعمه من أمر شراء وفاتورة، ويتصل المنصرف بإذن الصرف والمشروع أو الجهة التي تسلمت المواد. وعند النقل بين مخازن، تحتاج إلى متابعة ما خرج وما دخل بحسب نظام العمل.
أما الجرد فيطابق الموجود فعلًا بما سجل، ثم تبحث الفروق قبل التسوية المعتمدة. لا تجعل تعديل خلية بديلًا عن معرفة سبب الفرق والمستند الذي يفسره.
المعادلاتكيف يتحدث الرصيد والتنبيه؟
تستخدم SUMIF لجمع كميات الوارد والمنصرف بحسب كود الصنف. في النموذج، الكود في العمود D والكمية في F في ورقتي الحركة، بينما يقارن الشرط بكود الصنف في ورقة الأرصدة.
الرصيد الحالي = رصيد أول المدة + إجمالي الوارد − إجمالي المنصرف. وتستخدم IF لمقارنته بحد إعادة الطلب: إذا كان الرصيد أقل من الحد أو مساويًا له يظهر تنبيه النقص، وإلا تظهر حالة «آمن» في النموذج.
راجع أسماء الأوراق وأعمدة المعادلات عند التخصيص. إذا أضفت صنفًا، يحتاج إلى كود متسق والمعادلات اللازمة في صف الأرصدة، بدل كتابة رصيد نهائي يدويًا فوق نتيجة الصيغة.
قراءة حركة صنف الحديد
يبدأ مثال حديد التسليح16 مم برصيد20 طنًا، ثم يسجل وارد30 طنًا ومنصرف25 طنًا. فتكون النتيجة20+30−25=25 طنًا بحسب هذه الحركات، مع حد إعادة طلب15 طنًا في صف الصنف.
| # | البيان | الكمية بالطن |
|---|---|---|
| 01 | رصيد البداية | 20 |
| 02 | الوارد | 30 |
| 03 | المنصرف | 25 |
| 04 | الرصيد الناتج عن المثال | 25 |
الكميات بيانات تدريب في الملف، وتختلف حركاتك وحد الطلب الفعلي بحسب ما تعتمد في عملك.
تحميل شيت المخازن Excel
تحميل شيت المخازن والوارد والمنصرف Excel
احتفظ بنسخة الأصل، ثم راجع الأصناف والوحدات والحدود والمعادلات عند التعديل. يحتاج الملف إلى مراجعة الإدخال والصيغ؛ الحالة التي تعرضها الخلية نتيجة للبيانات المسجلة وليست إثباتًا للجرد الفعلي.
لفهم المعادلات، استكمل أساسيات Excel والدوال. ولربط حركة المواد بالعمل، راجع ملف محاسبة المقاولات ومراكز التكلفة.
أسئلة شائعةأسئلة تكمل الموضوع
كيف يجمع النموذج حركة كل صنف؟
باستخدام SUMIF التي تطابق كود الصنف وتجمع الكميات من ورقتي الوارد والمنصرف.
متى يظهر تنبيه النقص؟
عندما يكون الرصيد المحسوب أقل من حد إعادة الطلب أو مساويًا له في صيغة IF الموجودة بالنموذج.
هل الرصيد المحسوب يغني عن الجرد؟
يمثل ما نتج عن البيانات المسجلة، وتحتاج إلى مطابقته بالموجود الفعلي ومراجعة الفروق والمستندات.