العهد والسلف فى شركات المقاولات

راجع الغرض والحدود والأرصدة السابقة

حدد الغرض وصاحب العهدة والمبلغ وصلاحية الاعتماد، وراجع ما سبق صرفه وما بقي دون تسوية. يساعد ذلك على معرفة الحاجة قبل صرف مبلغ آخر لنفس الشخص أو المهمة.

اقرأ المستديمة والمؤقتة لفهم اختلاف الغرض ومسار الاستعاضة والتسوية.

اربط المتابعة بالغرض والفترة المالية

حدد الموعد الذي تقدم فيه المستندات وتسوى المهمة، وما الإجراء عند التأخر أو بقاء عهدة راكدة. وقد تحتاج إلى متابعة ما أنفق قبل نهاية الشهر أو السنة حتى لا يختلط مصروف الفترات.

يذكر النموذج الأصلي مدة 15 يومًا للمؤقتة وبعض ضوابط الشهر الأخير من السنة. هي أمثلة لقواعد في سياسة، ولا تفترض أنها مناسبة أو ملزمة لكل شركة أو مهمة.

فسر المتبقي والفروق قبل تحديد الإجراء

طابق النقد المتبقي بالمبلغ المسلم ومستندات الصرف والاعتمادات. وثق الزيادة أو العجز وأسبابه وما يحتاج إلى استكمال، ثم حدد المعالجة والمسؤولية عبر الإجراءات المختصة.

لا تعتبر العجز مبلغًا يتحمله صاحب العهدة تلقائيًا أو تخصمه من مستحقاته دون مراجعة الأساس والاعتماد. استكمل مراجعة النقدية والتسوية من العهدة.

حدد الاتفاق والاسترداد والصلاحية

راجع طلب السلفة وقدرة الاسترداد والرصيد القائم والأقساط والمواعيد والاعتماد المناسب. يحدد الاتفاق والسياسة والمتطلبات المنطبقة ما يصرف وما يستقطع، لا وصف عام بأنها تحت حساب الراتب.

يتضمن النموذج حدودًا مثل نصف الأجر ومدة 6 أشهر أو استثناءات باعتماد أعلى. لا تعتمد هذه الحدود لمجرد ورودها في المقال؛ راجع السياسة المقبولة في المنشأة ونطاق تطبيقها.

اجعل الرصيد قابلًا للتفسير

احتفظ بسجل لكل موظف يوضح الصرف والتسوية والاسترداد والمستند والموعد والمتبقي. لا تخلط سلفة شخصية بمصروف مشروع أو راتب مستحق.

وتكمل حسابات العاملين ودورة HR الربط بين البيانات الإدارية والمالية والمتابعة.

أسئلة تكمل الموضوع