شرح العهدة وفنياتها

بعضنا يتعامل مع العهد و لا يدرك ماهيتها او فنيات تطبيقها عمليا كاملة 

كلمة عهدة بالمعجم تعني : تحت مسؤلية او تحت رعاية

عمليا 

استلام شخص لعهدة يعني انه اصبح مسؤول عنها مسؤلية كاملة اداريا وقانونيا و يتم التصرف فيها وفقا لضوابط محددة او اوامر و تعليمات رسمية مقيدة

بمعنى يتحمل المسؤلية في حالة الخطأ او العجز

و عليه اتباع الدورة المستندية الخاصة بها او التصرف بناء على تعليمات رسمية مثبته

انواع العهد المتعارف عليه عمليا ***

العهدة المالية المؤقتة*****

العهدة المالية المؤقتة صرفها محدد بغرض ما او بوقت ويتم تسويتها بعد إنتهاء الغرض المنصرفة من اجله

و في حالة الصرف بزيادة يصرف الفرق لمستلم العهدة ويقوم بتوريد الباقي في حالة الصرف باقل

العهدة المالية المستديمة****
غرضها عام اوتكون بغرض الصرف على مجموعة من المصروفات و يتم إستعاضة المنصرف منها

يعنى اية استعاضة :

ان يتم الصرف بناء على كشف مصروفات او مستندات يتم تقديمه إلى الإدارة المالية لمراجعه وإجراء القيود المحاسبية للمصروفات
وسميت استعاضة لانه يتم تعويض المنصرف من العهدة لتعود قيمتها الفعلية مطابقة للقيمة الاولى المعتمدة

القيود *-

 حين صرف العهدة المؤقتة او العهدة المستديمة

من ح/ العهدة (باسم الشخص او الإدارة) المستديمة او المؤقتة
الى ح/البنك او الى ح/ النقدية

*- وعند تسوية العهدة المؤقتة يكون القيد

من ح/ المصروفات(حسب كل مبلغ لكل بند من بنود المصروفات)
من ح/ البنك او ح/ النقدية (في حالة المصروف من العهدة اقل من المبلغ المأخوذ كعهدة)
الى ح/ العهدة
الى ح البنك او ح/ النقدية (في حالة ان المبلغ المنصرف اكبر من العهدة )

*- اما عند عمل الإستعاضة للعهدة المستديمة فيكون امامك طريقتين

١_ قيد غير مباشر

*- اثبات المصروفات

من ح/ المصروفات ” على حسب البنود”
الى ح/ العهدة

*- ثم عند صرف شيك الإستعاضة يكون القيد

من ح/ العهدة
الى ح/ البنك او النقدية

٢_ قيد مباشر

من ح/ المصروفات ” على حسب البنود”
الى ح/ البنك او النقدية

ويذكر في البيان الاستعاضة لعهدة مستديمة ” الشخص ” مع بيان المصروفات

العهد الادارية و المادية ****

وهي عهدة يتم استلامها لتسيير مهامها بناء على محاضر ادارية ولا يوجد لها قيود الا في حالة الخطأ او العجز مثل المخازن و الصندوق او عهد الاصول او عهدة البنك او عهدة المهام ……….. الخ

ملحوظات *-

 على مستلم العهدة ادراك مسؤلياته كاملة وبوضوح

*- استلام العهدة يترتب عليه مسؤلية ادارية و قانونية
*- يتم الجرد الفعلي قبل تسليم او تسلم العهد ويتم عمل محضر بذلك

*- يحق للادارة المالية اتباع سياسة الجرد المفاجئ بلالاضافة الى الجرد الدوري للعهدة 

*- العهد المؤقتة
عمليا بالامكان عمل استلام ورقي بالعهدة مؤقتا بدون قيد يحفظ المستند في الخزنة
ثم يتم الغاءه بعد انتهاء الغرض “خاصة اذا كان في نفس اليوم او قريبة جدا “
*- يتم التصرف في العهدة وفق ضوابط محددة او تعليمات مقيدة بشكل رسمي

*- يحق لمستلم العهدة خاصة الكاش و المخزن الاطمئنان لعدم وجود نسخ احتياطية من المفاتيح او احتمالية استغلالها اذا وجدت “عدم الضرر”

*- مستلم العهد يجب ان يتبع الدورة المستندية بالعهدة و لا يتصرف فيها الا وفق مستندات واوامر رسمية 

*- العهد الادارية و المادية لها محاضر ادارية وليس لها قيود
*- مستلم العهدة الادارية دوره تسير العمليات الخاصة بها و المسؤليه عن مهامها

*- بمجرد توقيع مستلم العهدة على الاستلام اصبح في مكانه له الحق في الحرص عليها و التدقيق على ما يخصها قبل التصرف فيها و المطالبة باثباتات رسمية للاوامر و التعليمات *- يتم تحديد قيمة العهدة المستديمة بناء على الاحتياجات المتوقعة 

*- صندوق المصروفات النثرية يعتبر من ضمن العهد المستديمة 

*- من يحدد العهد المستديمة “قيمة ” غالبا هو اعلى مستوى في الادارة المالية 

*- العهدة المستديمة يجب ان تكون اعلى قيمة من الاحتياجات المتوقعة لتغطية اي طارئ 

— هتلاحظ اني ذكرت عهد المهام وتعني ان اي مهام تم استلامها بمحضر كمهام المحاسب او مهام البنك تعد عهدة ادارية