شرح العهدة وفنياتها

ما المقصود بالعهدة؟

العهدة مال أو أصل أو مهمة تُسند إلى شخص تحت مسؤوليته وفق تعليمات واضحة. يجب التمييز بين العهدة النقدية التي تحتاج إلى صرف وتسوية، والعهدة المادية التي تتطلب توثيق الاستلام والمتابعة والجرد.

العهدة المؤقتة والمستديمة

العهدة المؤقتة تُصرف لغرض أو مدة محددة، ثم تُسوى بالمستندات المعتمدة. يرد المستلم الباقي أو يُصرف له الفرق المستحق إذا تجاوز الصرف المعتمد قيمة العهدة.

العهدة المستديمة تُخصص لمصروفات متكررة. تُراجع مستندات الصرف ويُعوض المنصرف لتعود النقدية المتاحة إلى القيمة المعتمدة. صندوق المصروفات النثرية من أمثلتها.

إثبات الصرف وتسوية العهدة المؤقتة

عند الصرف: يُجعل حساب العهدة باسم المستلم مدينًا، وحساب البنك أو النقدية دائنًا.

عند التسوية: تُثبت المصروفات أو الحسابات المناسبة للمستندات مدينة، ويُقفل حساب العهدة دائنًا. إذا أعاد المستلم باقي النقدية يُثبت البنك أو الصندوق مدينًا؛ وإذا استحق مبلغًا إضافيًا وصُرف له يُثبت البنك أو الصندوق دائنًا. يعكس القيد الصرف المعتمد وحركة النقدية الفعلية.

طريقتان لتسجيل العهدة المستديمة

في الطريقة غير المباشرة تُثبت المصروفات مدينة مقابل حساب العهدة الدائن، ثم يُثبت مبلغ الاستعاضة مدينًا في العهدة مقابل البنك أو النقدية.

في الطريقة المباشرة تُثبت المصروفات مدينة مقابل البنك أو النقدية عند الاستعاضة، ويظل حساب العهدة عند قيمته المعتمدة. يوضح البيان أنها استعاضة للمستلم وتُرفق تفاصيل المصروفات. تُتبع الطريقة المعتمدة باستمرار دون تكرار المصروفات.

محضر الاستلام وطبيعة الأصل

تسليم مخزون أو أصل إلى موظف يحتاج إلى محضر يحدد الموجودات وحالتها ومسؤوليات المتابعة. تغيير المستلم لا يعني إنشاء قيد مالي جديد تلقائيًا، ولا يلغي القيود الخاصة بشراء الأصل أو حركة المخزون أو أي واقعة مالية لاحقة.

ضوابط الاستلام والصرف

حدد الغرض والقيمة والمدة والمصروفات المسموح بها وسلطة الاعتماد. وثق الجرد عند التسليم والاستلام، واحفظ المستندات والتعليمات الرسمية، واضبط الوصول إلى النقدية والمخازن والمفاتيح.

حدد قيمة العهدة المستديمة بناءً على الاحتياجات المتوقعة والحدود المعتمدة. سجل حركة النقدية عند حدوثها؛ قصر مدة العهدة لا يبرر إلغاء أثرها المحاسبي.

راجع إجراءات العهد والسلف لمتابعة ضوابط الصرف.

أسئلة تكمل الموضوع