تعرف على بيانات الموظف الاساسية واهميتها
بيانات الموظف لها اهميه عالية لضبط أداء الشركة لما يترتب عليه من احداث يمكن تصنيف وتبويب بيانات الموظف الى مجموعة تكون كالاتي
- بيانات أساسية.
- بيانات مالية.
- بيانات مرافقين.
- بيانات صلاحية.
- نماذج موارد بشرية.
البيانات الأساسية
بيانات موظف اساسية
1.بيانات موظف يتم تسجيل اسم الموظف بشكل صحيح كما هو مسجل بالبطاقة الشخصية او جواز السفر الخاص به ويكون التسجيل باللغتين العربية والإنجليزية.
2. الجنسية بيانات الجنسية تعد من النقاط الهامة في بيانات الموظف لان محاسبة الموظف في قانون التأمينات تختلف على حسب حسنية هل الموظف مواطن دولة ام مقيم أجنبي لذبك لا بد من توضيح هذه النقط وارتباطاتها الأخرى من حيث بيانات الإقامة وجوزا السفر وخلافه.
3. بعد تسجيل اسم كل موظف يأخذ كل موظف كود او ID خاص به يكون رقم الموظف داخل الشركة (رقم البصمة ....).
4. من ضمن بيانات الموظف التي تأخذ في الاعتبار صورة الموظف يجب الاحتفاظ بصورة خاص بكل موظف تكون عنوان الملف الخاص به بحيث تكون على ملف الأوراق الخاصة به وفى ID وخلافه....
5. يتم تسجيل الإدارة والاقسام داخل الشركة بحيث يتم توزيع الموظفين كل حسب مهنته في الإدارة الخاصة به مثلا يكون التقسيم كالاتي (الإدارة العامة – الإدارة المالية – إدارة شئون العاملين ......).
6. مكان العمل الذي يعمل بهم الموظف والذي يتقاضى رتبه منه ويكون ذلك في حالت وجود مواقع او أفرع للشركة فيتم تسجيل كل موظف على الفرع او القسم الذي يعمل به بحيث تتحمل بتكلفة الراتب ويكون راتب الموظف في هذه الحالة من ضمن تكاليف المشروع.
7. بعد تسجيل الأقسام والمشاريع بكون تسجيل الوظيفة الخالصة بكل موظف وتعد الوظيفة من اهم بيانات الموظف
8. كل موظف بالشركة يحصل على رصيد اجازت سنوي يسجل هذا البند ضمن بينات الموظف بحيث يتم يستنفذ الموظف هذا الرصيد خلال العام.
9. ابضا من ضمن بيانات موظف الهامة تاريخ التحاق الموظف بالعمل ويأخذ هذا التاريخ في الاعتبار عند ترقية الموظف او عمل مخالصة موظف
بانتهاء خدمته في الشركة هل يستحق مكافأة عن الفترة التي قضاها لدى الشركة وكم تكون ومؤثرات أخرى يمكن حسابها من خلال معرفة تاريخ التحاق الموظف بالعمل لدى الشركة.
البيانات المالية
بيانات موظف مالية
1.تشمل بيانات الموظف المالية العديد من النقاط الهامة والتي على أساسه يتم احتساب مؤثرات راتب الموظف و يتم تسجيل قيمة الراتب الأساسي الذي تم الاتفاق عليه قبل بدء العمل والذي سيقتاضه الموظف عن كل شهر عمل.
2. حساب السلف يتم انشاء حساب سلف موظفبن خاص لكل موظف في الشركة بحيث يكون لديه إمكانية الحصور على مبلغ مالي على سبيل السلفة من راتبه قبل انتهاء الشهر وبنظم ذلك لائحة العمل الداخلية للشركة.
3. عهد الموظفين بتم انشاء حساب عهد خاص بكل موظف تسمح له الشركة بذلك بحيث يقوم بالصرف على المشاريع او المشتريات الخاصة بالعمل.
4. التأمينات وتنقسم الى تأمينات اجتماعية وتامين طبي التأمينات الاجتماعية التي يتم احتسابها وفقا لقانون التأمينات الاجتماعية الذي تم تعديله مؤخرا بحيث يتحمل الموظف نسبة 11% من قيمة الشريحة التأمينية الخاضع لها الموظف وفقا بيانات الموظف كما بتحمل ايضا صاحب العمل جزء من قيمة التأمينات الاجتماعية الخاصة لكل موظف اما بالنسبة للتامين الطبي تقوم الشركة او الجهة بالتعاقد مع احد المستشفيات او المراكز الطبية المتخصصة بحيث يشمل تامين الموظف طبيا او الموظف واسرته بقيمة مالية مثلا 100 الف جنيه يتم الاتفاق مع الموظف بتحمل جزء منها بنسبة مئوية ثابته شهريا هذا بشكل مبسط ما يخص بيانات الموظف الخاصة بالتأمينات.
5. البدلات توجد العديد من أنواع البدلات التي يمكن ان بحصل عليها الموظف اثناء فترة عمله بالشركة او الكيان الذي ينتمي اليها منها البدلات الأساسية ومنها المتغيرة من هذه البدلات بدل السكن وبدل الانتقالات والمواصلات بدل تذاكر طيران وخلافه من أنواع البدلات التي قد يحصل عليها الموظف وتدرج ضمن بيانات موظف
6 . ضريبة كسب العمل أصدرت مصلحة الضرائب المصرية، كتابًا دوريًّا بخصوص ضريبة المرتبات، يوضح كيفية حساب الضريبة والوفر الضريبي لكل موظف بعد صدور قانون الخصم الضريبي.
- وأعد الكتاب الدوري لتعميمه على قطاعات مصلحة الضرائب المصرية ومأمورياتها لتطبيق ما ورد به من القواعد والأحكام للتيسير على الموظفين المخاطبين بهذه الأحكام، وحسمًا لأي خلاف في وجهات النظر في هذا الشأن.
- وأكدت وزارة المالية في المذكرة أنها رأت أهمية البحث عن حافز ضريبي يهدف إلى تخفيف العبء الضريبي على الفئات المستحقة لذلك دون هدر لحصيلة ضريبية بغير مبرر علمي سليم.
- وأوضحت الوزارة أن مقدار الإعفاء الحالي هو 7,200 جنيه سنويًّا لم يعد كافيًا لجميع فئات الممولين المخاطبين بهذه الضريبة وليس الموظفين وحدهم، من ثم فإن أي تغيير في حد الإعفاء يجب أن يشمل كل الفئات حتى لا يتعرض النص للطعن بعدم الدستورية باعتبار التمييز الشديد بين حجم الإعفاء الممنوح للموظفين دون غيرهم.
- وتمت زيادة الشريحة الأولى المعفاة من 7,200 جنيه إلى 8,000 جنيه، والشريحة الثانية أكثر من 8,000 جنيه حتى 30,000 جنيه خصما بنسبة 85%، والشريحة الثالثة أكثر من 30,000 جنيه حتى 45,000 جنيه خصم بنسبة 45%، والشريحة الرابعة إلى أكثر من 45,000 جنيه حتى 200,000 جنيه خصم بنسبة 7.5%
- ويكلف حد الإعفاء الضريبي إلى 8000 جنيه بدلاً من 7200 جنيه الخزانة العامة للدولة أكثر من 9 مليارات جنيه خلال العام المالي الجديد 2018/2019.
- بعد احتساب كل المؤثرات الخاصة براتب كل موظف بتم احتساب صافي الراتب ويتم تقسيم راتب الموظف الى راتب أساسي وهو المبلغ الأساسي الذي يتقاضاه الموظف شهريا وراتب متغير وهو قيمة البدلات والمكافئات والمبالغ الأخرى التي يتقاضاها الموظف بخلاف الراتب الأساسي وبتم ادراج كل هذا في بيانات موظف
بيانات المرافقين
في حال عمل الموظف بدولة اجنبية وحصول اسرة الموظف على زيارة وإقامة بالدولة التي يعمل بها يتم تسجيل بيانات الأسرة او الافراد المرافقة له لمتابعة البيانات الخاصة بهم
بيانات موظف بيانت مرافقين
بيانات الصلاحية
لكل موظف مجموعه من البيانات المتعلقة بتواريخ صلاحية (بيانات موظف) مثل رخصة القيادة جوزا السفر والاقامات للموظفين الأجانب تتعلق بيانات الصلاحية بالتواريخ الخاصة بانتهاء او اقتراب انتهاء مواعيد التجديد وانتهاء هذه الصلاحيات قد يتسبب في مشكله للشركة والموظف فلا يصح للموظف ان يقود سيارة برخصة قيادة منتهية او ان يعمل في دولة اجنبية بدون تجديد الإقامة الخاصة به لذلك لابد ان يتوفر في برنامج شئون عاملين الذي تعمل عليه طرق تذكير تقدم لك تقارير زمنية توضح لك خريطة بأسماء الموظفين في حال اقتراب مواعيد انتهاء الرخص والاقامات وخلافه.
نماذج موارد بشرية
من ضمن بيانات موظف الهامة نماذج المراسلات سواء الداخلية بين الأقسام او المراسلات الخارجة مع المؤسسات والجهات التي تربطها علاقة عمل بالشركة او المصلحة التي بعمل بها الموظف منها على سبيل المثال
- خطاب تعريف ويتم تقديمه للجهات التي تحتاج الشركة لإخطارها بان الموظف الذي يحمل هذا الخطاب سيقوم بتمثيل الشركة لديهم مثل التعامل مع شركات الشحن والتخليص الجمركي والبنوك وخلافه
- طلب اجازه في حال قيام الموظف بطلب الإجازة لبد ان يقدم طلب بذلك مكتوب الى المدير المباشر لاستيفاء الخطوات الخاصة بذلك ومعرفة من سيقوم بعمل الموظف اثناء فترة إجازة الموظف بحيث لا يؤثر غيب الموظف على سير العمل.
- تقييم أداء الموظف في حال تعيين موظف جديد بالشركة بخضع في فترة الاختبار ويتم عمل تقييم أداء له لتنظر الشركة في امر اعتماد تعيينه كموظف بالشركة من عدمه والحالة الأخرى ان لكل موظف تقييم أداء يتم بواسطة المدير المختص ويتم ذلك حسب لائحة الشركة بشكل سنوي او ربع سنوي او نصف سنوي او شهري او حسب نظام العمل بالشركة ويفيد ذلك في معرفة مدى جدوى الموظف بالنسبة للشركة وهل يتم الإبقاء عليه كموظف بالشركة او انهاء عمله لدى الشركة وأيضا في حالة الترقية وزيادة الراتب كل هذه بتم ارفاقه ضمن بيانات الموظف.