شئون الموظفين واهميتها في نجاح الشركات
شئون الموظفين ( (HR ( Human Resource Management
تعد أحد قواعد الارتكاز الهامة والأساسية في نجاح الشركات لان نجاح المؤسسات يتوقف بشكل كبير على العناصر البشرية العاملة داخل المنظومة ومدى فاعليتهم وقابليتهم للتطوير والابتكار وتحسين أداء المنظومة ككل لذلك .
تحتوي الشركات والمؤسسات على العديد من الأقسام وكلها لها نفس الأهمية في إنجاح العمل لان تناغم الأقسام داخل المؤسسات والعمل كفريق يجعل فرص المؤسسات أكثر وأفضل في الصعود لأعلى وتحقيق النجاحات المطلوبة لكن لابد وان نسلط الضوء على قسم شئون الموظفين HR داخل المؤسسات لان هذا القسم يقع على عاتقه تحديد أمور كثيرة لعل من أهمها ان هذا القسم هو الذي يقوم باختيار موظفين المؤسسة ومتابعة وتقييم ومراقبة أدائهم.
هناك عوامل كثير يجب مراعاتها عند اختيار شخص للعمل في شئون موظفين HR لشركة ما تريد النجاح في سوق العمل لابد ان تتوافر فيه هذه الصفات:-
- الكفاءة العالية في تنفيذ وإدارة الاعمال ومتابعة مجرياتها بحيث يقوم بإعطاء الأمور والقرارات الإدارية ومتابعة تنفيذها بدقه للوصل الى أفضل نتائج.
- ان يكون شخص واسع الأفق حصل على دراسة أكاديمية متوافقة مع الوظيفة التي يؤديها ويكون أيضا على درايه ومعرفه تامه بقوانين وأنظمة عمل الموظفين للحفاظ على حقوق كل من المؤسسة وموظفيها.
شئون الموظفين واهميتها في نجاح الشركات
- ان يكون شخص جيد وراقى في التعامل على علاقة جيده بالموظفين داخل المؤسسة وكذلك العملاء ان كانت هناك قناة اتصال بينهم.
- الخبرة السابقة للعمل في ذات المجال للموظفين في الدرجات الأولى ام بالنسبة للدرجات العالية كالإدارة فيتطلب ممن يعمل في شئون موظفين ان يكون أمضي فترة عمل طويلة في ذات المجال اكتسب من خلالها الخبرات اللازمة.
- ان تكون لديه الرغبة في تطوير ذاته وتطوير من حوله لان ذلك يعود بالنفع على المؤسسة وافرادها.
اما بالنسبة للمؤسسة التي تريد النجاح في مجالات العمل المختلفة عليها ان توفر بيئة العمل الملائمة والمناسبة لموظفيها من خلال إدارة شئون الموظفين HR بحيث توفر لهم هذه الاحتياجات الأساسية ليكونوا موظفين فاعلين في مؤسساتهم مثل: –
- التدريب العملي على الوظيفة التي يشغلها ان لم يكن لدى الموظف الخبرات الكافية لشغل الوظيفة او من البداية والأفضل اختيار الموظفين ذات الكفاءة العالية لشغل الوظائف لدى المؤسسة وتكون هذه الخطوة اهم الأهداف لدى إدارة شئون الموظفين HR
- توفير المزايا التي يبحث عنها الافراد عند شغل الوظائف داخل المؤسسة من رواتب أجور واجازات
- إعطاء الفرصة للموظفين داخل المؤسسة في الترقي والحصول على المناصب الأعلى إداريا لان هذه يشعرهم بأهميتهم وتأثيرهم في مؤسساتهم فيزيد من قدراتهم الإنتاجية والابتكارية.
نصائح للشركات في نجاح إدارة شئون لموظفين HR
تعد من أفضل الأدوات التي قد توفره الشركات لإدارة شئون الموظفين هي توفير نظام او برنامج يسهل على العاملين بالمؤسسة متابعة أداء
الموظفين على جميع المستويات.
يكون متوفر في هذا النظام الأدوات الأتية:-
1. إمكانية تسجيل بيانات الموظفين المالية والإدارية بكل سهوله ويسر وذلك للرجوع اليها وقت الحاجة.
2. ارشفة الكترونية لكافة اوراق الموظف من عقود – جواز – رقم قومي –صور شخصية – بيانات المرافقين
3. إمكانية تقييم أداء الموظفين طول فترة عملهم داخل المؤسسة للاعتماد على ذلك في منحهم المكافأت التشجيعية وترقيتهم.
4. إمكانية تسجيل حضور وانصراف الموظفين واوقات العمل الإضافية والتأخيرات والبدلات وكيفية احتساب ذلك وفقا لائحة عمل الموظفين داخل المؤسسة.
5. إمكانية ابرام وصياغة عقود عمل للموظفين تحفظ العلاقة بين الموظف والمؤسسة وتضع الضوابط والاسس التي يسير عليها كل طرف.
6. توفير التدريب العملي على كل ما هو جديد ومتطور ويخدم أداء المؤسسة فتطوير افراد النظام يعد تطوير كامل للنظام ويعود ذلك بالنفع على المؤسسة وافرادها.
7. توفير طرق التواصل مع العاملين داخل المؤسسة سواء عن طريق الموقع – الشات الداخلي – الايميل – رسائل
8. توفير نماذج للقرارات الادارية المتخذه سواء كان مكافأة – جزاء – نقل – ترقية – اذن تبكير – اذن تأخير – مأمورية
شئون الموظفين واهميتها في نجاح الشركات
بعض التفصيلات الهامة التي يجب الاعتناء بها جيدا في انظام شئون الموظفين الخاص بالشركة:-
لائحة الموظفتين
اعداد لائحة العمل الخاصة بالموظفين داخل الشركة والتي فيتم تحديد ساعات العمل الشهرية وايام العمل وهل سيكون اعتماد حضور وانصراف الموظفين بنظام البصمة ام تسجيل الحضور اليومي ام تسجيل الحضور الشهري هذا بالنسبة للحضور.
- اللائحة الخاصة بساعات العمل الإضافي والتأخير وهل يتم احتساب ذلك بساعة عمل ام بساعة ونصف من الاجر الأساسي ام المتغير
- لائحة الغياب هل يتم خصم اليوم بيوم او بيومين او بيوم نصف حسب طبيبة النظام الذي سيتم الاستقرار عليه
- لائحة بدل الاجازة ولائحة نهاية الخدمة كيف يتم احتساب ذلك
الاستقالة
- يتم معاينة الرواتب والمستحقات الخاصة بالموظف عند اخلاء طرفه لدى الشركة وقيمة بدل الاجازة إذا كانت لديه بدل اجازات لم يتم صرفها ويتم احتساب ذلك وفقا للائحة العمل الداخلية بالشركة.
اعداد رواتب الموظفين
- بعد اعداد الحضور والانصراف بشكل صحيح ومنظم وتسجيل كافة المؤثرات الخاصة بالموظفين من صرف لسلف الموظفين واحتسابها لخصمهما من الراتب يتم ادراجها ضمن بيانات الحضور والانصراف الخاصة بالموظف.
- أيضا تسجيل المكافأة التي قد يحصل عليها الموظفين خلال الشهر.
- تسجيل الجزاءات التي تم توقيعها على الموظفين خلال فترت اعدا المرتبات وذلك نظرا لتقصيرهم في أداء المهام الوظيفية المسندة إليهم .
- بعد حساب كل المؤثرات الموقعة على الراتب بشكلك كامل يتم انشاء قيد الاستحقاق الخاص برواتب الموظفين والذي بيتم فيه اثبات ان الشركة مدينه لعاملين بقيمة رواتبهم.
- بعد تسجيل استحقاق الرواتب تأتى مرحلة صرف المرتبات وتوجد بعض الشركات تقوم بصرف الرواتب من النقدية بالصندوق (الخزنة) وهناك شركات أخرى تثوم بصرف الرواتب كعهدة لاحد الموظفين ويقوم بدوره بصرفها للموظفين وهناك نوع اخر يقوم بعمل فيزا لقبض الرواتب فيتم صرفها من البنك كل موظف على الحساب الخاص به .
- بعد الانتهاء من صرف الرواتب يمكن اصدار تقرير او طباعة لمؤثرات راتب كل موظف بحيث يكون لديه معلومة كامله عن تفصيل الراتب الخاص به مدرج اما كل خصم او مكافئة القيمة المالية لذلك فيوفر ذلك الكثير من الوقت على مسؤول الرواتب .
تنظيم القرارات الإدارية داخل الشركة
- قررا نقل موظف: -في حال انتقال موظف من موقع عمل الى موقع اخر لابد من صدور قرار اداري بذلك حتى يكون موجب للموظف الانتقال الى الموقع الجديد والموقع الجديد أيضا استقبال الموظف وتوفير بيئة العمل المناسبة له.
- قرار ترقية: -في حال حصول الموظف على ترقية اثناء عمله في الشركة يتم اصدار قرار ب بذلك للعلم لجميع الإدارات لتنفيذ القرار والعمل به.
- قرار استغناء وقرار مباشرة عمل: -يمكن للشركة في ظروف معينة اصدار قرار بالاستغناء عن عمل موظف لفتره معينة كما يمكن أيضا اصدار قرار للعامل بعد فتره لمعاودة العمل .
كل هذه التفصيلات البسيطة كلما زاد الاهتمام بها زادات فرص نجاح المؤسسة في بيئة العمل وذلك لان اهم عومل نجاح المؤسسات هو إدارة شئون الموظفين HR بشكل جيد واحترافي.