تعد إدارة مقاولين الباطن جزءاً أساسياً لنجاح أي مشروع مقاولات حيث تشكل تكلفة اعمال المقاولين ما يزيد عن 90% من اجمالي تكلفة المشروع وخاصة فى نظام المقاولات المتكاملة لذا من الضروري تطبيق نُظم فعالة للرقابة والسيطرة على هذه التكلفة
في هذا الشرح العملي سنغطي النقاط التالية :
- ما هي الثغرات الى تؤدي الى انحرافات وتجاوزات فى اعمال المقاولين
- تطبيق نظام ادارة متكامل يكشف عن الانحرافات فى وقت مبكر
سنستعرض اربعة محاور أساسية في إدارة مقاولين الباطن الا وهي :
- الكميات
- الأسعار
- التكاليف
- الجدول الزمني
سيتم تحليل كل محور بشكل مفصل لفهم كيفية تأثير كل واحد منها على الجودة و التكاليف
الشكل التوضيحي المرفق بيوضح 7 خطوات بيتم من خلالها دورة عمل مقاول فى الشركة وبتطبيق هذه الدورة سنصل الى نظام فعال لمراقبة اعمال المقاولين وسوف نوضح كل حالة.
شاشة تسجيل بنود المقاولين
فى هذه الشاشة بيتم تسجيل البيانات العامة للبند من اسم – ووحدة – وتوصيف تفصيلي للبند
- تصنيف البند الى المستويات المرتبطه به من اعمال اعتيادية – اعمال الحفر – اعمال مساحية، حيث يوفر النظام ثلاث مستويات لتصنيف بنود المقاولين. اهمية التصنيف يوفر تقارير مثل (متابعة نسبة انجاز اعمال الحفر، اعمال الخرسانات، الدهانات).
- ربط بند المقاول ببند الاعمال المرتبط به وهي ذات اهمية فى معرفة تكلفة اعمال المقاولين على مستوي بند الاعمال ونسبة انجاز اعمال المقاولين بالنسبة لقيمة البند.
- ربط بند المقاول بحساب فى الدليل المحاسبي وهو بطبيعة الحال بيكون مصاريف وهو ذات اهمية فى التوجيه المحاسبي عند اعداد المستخلصات وتنشيط التوجية المحاسبي وفقا للبند.
- يوفر النظام الية استيراد بنود المقاولين من (مقايسة، اكسل، بنود اعمال) فى حالة المقاولة المتكاملة مع خصم هامش ربح من السعر.
شاشة حصر مقاولين
بعد الانتهاء من تسجيل بيانات بنود المقاولين الادارية والفنية ننتقل الى المرحلة التالية وهى وضع الكميات المخططة لكل بند على مستوي كل مركز فرعي.
- تعتبر هذه الخطوة الاولي فى وضع نظام رقابي على الكمية المخططة والسعر الاقصي والتى لايجب تجاوزهما اثناء التعاقد مع المقاولين او اثناء التنفيذ الذاتي.
- بعد حصر الكميات المخططة بيتم التعاقد مع مقاولين الباطن فى حدود الكميات والاسعار المخططة من شاشة الحصر.
- بعد التعاقد مع مقاولين الباطن بيتم اعداد المستخلصات وفى هذه المرحلة يجب ربط المستخلصات بالعقود بحيث يتم عمل الكنترول على الكميات المنفذه والاسعار وفقا للعقود.
- بعد تطبيق هذه الخطوات اصبح لدينا كنترول على الكميات والاسعار لا يمكن تجاوزهما الا بصلاحيات من ادارة الشركة من رفع الكمية من شاشة حصر المقاولين.
شاشة تعديل اسعار عقد مقاول
السعر محكوم من خلال عقد مقاول ولكن فى حالة تعديل السعر للمقاول يتبع الاتي
- يتقدم المكتب الفنى بطلب تعديل سعر بند لعقد مقاول وتحديد تاريخ بداية تنفيذ السعر الجديد وبمجرد اعتماده يقوم النظام بتسعير بنود المستخلصات المرتبطة بعقود خلال الفترة على السعر الجديد للفترة فقط.
- اصبح لدينا سجل تاريخي لحركة تغير اسعار عقود المقاول بحيث يمكننا التعرف على السعر الاصلي للبند اثناء التعاقد بالاضافة الى سعر التغير وتاريخ تغير السعر.
- الي الان تم السيطرة والتحكم فى الكمية والسعر وبالتالي تكلفة اعمال المقاول سيتبقي المرحلة قبل الاخيرة وهى صرف مستحقات المقاول وتتم من خلال دورة عمل :
- الخطوة الاولي يجب اعتماد المستخلص من المسئول سواء ادارة الشركة – مدير المشاريع – المكتب الفنى .. الخ
- الخطوة الثانية تحرير امر صرف من المسئول بصرف قيمة المستخلص او جزء منه او مجموعة مستخلصات لمقاول
- الخطوة الثالثة يتم اعتماد امر الصرف من المسئول وصرف المستحق له بسند صرف نقدي او شيكات
اين ادارة الشركة من هذه الدورة وكيف يتم اكتشاف التجاوزات من خلال النظام ؟
- يوفر النظام تحليل احصائي فى شكل انفوجرافيك يمكنك من خلاله معرفة اجمالي اعمال مقاولين سواء على مستوي الشركة او مركز تكلفة – الاعمال المنفذه بعقود – اعمال منفذه بدون عقود – العقود المفتوحة – المنتهية – المدفوع – الغير مدفوع – المستخلصات المعتمده والغير معتمدة.
- اهم جزئية فى التحليل الاعمال المنفذه خارج العقود وهى تثمل نقطة ضعف لادارة الشركة يجب عدم السماح بها الا فى اضيق الحدود لانها بتسمح بتجاوز للكمية والسعر ويجب مراقبتها بشكل جيد.
يوفر النظام شاشة مراقبة مقاولين يمكنك من خلالها اعتماد المستخلصات وتحرير امر صرف او اكثر من امر للمستخلص وتصدير الى الحسابات لاستكمال دورة الصرف
يتبقي لنا المرحلة الاخيرة من مراقبة المقاولين الا وهي الزمن
فى الشرح السابق تكلمنا على الكمية والسعر ويتبقي لنا الجدول الزمنى للمقاول ومدي التزامه به لذلك سننتقل الى :
- ادارة الانشطة حيث من خلال النظام بيتم تجزئة العمل الى مجموعة انشطة تفصيلية وتحديد طريقة ربطها بالنشاط السابق واللاحق والمده الزمنية المطلوبة للتنفيذه.
- ادارة الانشطة من خلالها يمكنك تحديد نقطة بداية ونهاية كل نشاط والموظف المسئول عن متابعته داخل الشركة.
- اصبح للموظف قائمة مهام محددة لفترة سنة مستقبلية يمكنه متابعتها بشكل يومى – اسبوعي – شهري.
بمجرد الانتهاء من المهمة المطلوبه يطلب النظام من الموظف رفع وارشفة المستندات المطلوبة حسب ما تم تحديده من مستندات متعلقة بالنشاط
اهم التقارير التى تساعدك فى ادارة مقاولين الباطن بشكل احترافي
- تقرير على مستوي المشروع يوضح كمية البند المخططة – كمية التعاقد – مرتجع عقود – كميات منفذه – الكمية المتاحة للتعاقد او للتنفيذ الذاتي.
- تقرير يوضح لك نسبة الانجاز ككمية وزمن لكل بند من اجمالي الكمية ومن اجمالي العقد.
- تقرير يوضح لك نسبة المنفذ لتصنيفات اعمال مقاولين – اعمال اعتيادية – اعمال الحفر.
مجموعة من النقاط الفنية ذات الأهمية والتى يجب اخذها فى الاعتبار
- كيف يمكننى الغاء تعاقد مع مقاول فى حالة تم تنفيذ جزء من الاعمال بمستخلصات؟
- ما هو موقف الكميات المتبقية من العقود الملغاة؟
- ما موقف قيام الشركة بتنفيذ اعمال لم ينفذها المقاول او كان مقصر فيها؟
- ما هو الموقف المالي للمقاول فى حالة صرف مواد من مخازن الشركة؟
- ما هو موقف المقاول المالي فى حالة توفير عمالة له من عمالة الشركة؟
- ما هو موقف البنود المرحلية او التراكمية فى الغاء العقد وارجاع الكمية للتعاقد؟
- كيف نتعامل مع ضريبة القيمة المضافة فى حالة ضمان اعمال او دفعة مقدمة؟
- كيف يمكنني طباعة فاتورة ضريبة للمقاول فى حالة صرف دفعة مقدمة بضريبة؟
الثغرات التى تؤدي الى انحرافات هى السماح اعداد مستخلصات مباشرة بدون عقود فى هذه الحالة يمكنه تجاوز الكمية والسعر المخطط بالاضافة الى عدم حصر الكميات وتوزيعها على مراكز التكلفة الفرعية مما يودي الى تحرير بكميات واسعار بدون رقابة.
الكشف عن الانحرافات فى وقت مبكر يكون من خلال انفوجرافيك حيث يمكنك متابعة اى اعمال تم تنفيذها بشكل مباشر وتحليها بالاضافى الى متابعة مهام العمل اليومية الغير منفذه سنكتشف المهام التى لم تنفذ من قبل المقاولين.