المقالات

تعلم ارشفة المستندات بشكل عملي ؟





ما هى ابسط طريقة لحفظ مستنداتي بشكل عملي ؟

من خلال المقال المرفق سوف نشرح سند الصرف النقدي كمثال لدورة محاسبية بداية من إنشاء السند واستكمال الشكل القانوني للسند ثم ارشفته وكيفية الرجوع اليه . موضوع الارشفة مهم جدا يجب على كل محاسب ان يهتم به ويتقنه لانه يعكس الانطباع عن احترافية المحاسب فى عمله بالاضافة لذلك يساعدك على الوصول الى المعلومة بشكل سهل وسريع . الدورة المستندية عبارة عن سندات قبض نقدي – صرف نقدي – قبض شيكات – صرف شيكات – سند تسوية عام – سند تسوية عهدة - قيد يومية عامة 


 الشكل العام لسند الصرف النقدي


ما هي الشروط الواجب توافرها فى الشكل العام لسند الصرف النقدي  ؟

-  يحتوي على  هيدر وفوتر الشركة 

2 - يجب ان يكون سندات الصرف مرقمة بسريال يبدأ من و الى

3 - يجب توافر التوقيعات المطلوبة  من مستلم # محاسبة# مراجعة # الاعتماد

4 - مراقبة تسلسل السندات نلاحظ من الشكل المرفق ان رقم السند B00011 معنى ذلك ان هناك 10 سندات صرف نقدي حررت الى الآن

ماذا تفعل فى حالة إلغاء سند لأي ظرف من الظروف  ؟ 

يتم إحضار السند الأصلي والكتابة عليه بخط عريض ملغي باللون الأحمر ويوقع عليه بالإلغاء من الشخص المسئول  


ما هي الخطوات الواجب اتباعها لصرف دفعة بمبلغ 100,000 $ لمقاول  ؟ 

1 -  يقوم المحاسب بصرف المبلغ بناء على امر صرف من الجهة المختصة وتسليم المبلغ الى الشركة او المندوب وتوقيعه بالاستلام

2 -  التاكد من مرفقات السند المطلوبة مهمة جدا لكي يقوم المراجع المختص بالمراجعة 

21 - امر الصرف الداخلي من الجهة المسئولة

22- سند قبض من الجهة المستلمة

23- صورة من البطاقة او الهوية للشخص المستلم

24- تفويض من الشركة للمندوب باستلام المبلغ  

25 - ان كانت الدفعة مخصصة لاعمال محددة يرفق صورة من فاتورة الاعمال

3- يقوم المحاسب بكتابة عدد المرفقات على وجه سند الصرف النقدي وارساله الى المحاسب المختص بالمراجعة 

- يقوم المحاسب المراجع باعداد التوجية المحاسبي للسند والتأكد من المرفقات الطرف المدين هو مقاولي الباطن – شركة بنيان لاعمال المقاولات العامة  الطرف الدائن هو نقدية بالصندوق – الصندوق الرئيسي  من مكتبة الاسئلة توجد العديد من التوجيهات المحاسبية الخاصة بمحاسبة المقاولات

10 - ارسال السند بمرفقاته الى المدير المالي او الجهة التى تعتمد السند يقوم بالمراجعة والتوقيع فى خانة تعتمد 

11 -  تسجيل السند بالدفاتر المختصة اليومية العامة – دفاتر الاستاذ

12- يوجه السند الى ارشيف الحسابات لارشفة السند بمرفقاته


كيف يتم حفظ السند داخل الارشيف  ؟

فى الارشيف يتم عمل ملفات لكل نوع من السندات مسلسلة بحسب السندات هناك ملفات اسمها سندات الصرف النقدي بداخلها سندات  مسلسلة من رقم B00001  الى  B00010  حسب المثال  المرفق يتم وضع السند الحالى B00011 داخل الملف  عند امتلاء الملف بسندات الصرف النقدي يتم الكتابة عليه من الخارج سندات صرف نقدي من  B00001  الى B00011  وفتح ملف جديد من   B00012   الى  ....


ماهى الخطوات المتبعة للوصول الى مرفقات سند داخل الارشيف  ؟ 

بفرض ان هناك اختلاف على استلام مبلغ سند الصرف النقدي 100,000 مع المقاول

1 -  نقوم بطباعة كشف حساب للمقاول شركة بنيان لاعمال المقاولات كما هو موضح وحصر المبلغ سنجد ان المبلغ مسجل مع سند صرف نقدي رقم B00011  



- الذهاب الى قسم سندات الصرف النقدي والبحث عن الملف المكتوب عليه من الخارج رقم السند واستخراجه واخذ صورة من المرفقات وتسليمها للجهة المختصة

- عند تسليم السند الاصلي بمرفقاته يتم ترك نموذج استلام مرفقات مكان تسلسل السند بالملف موقع عليه من الشخص الذي استلم السند وعدد المرفقات والغاء النموذج بعد ارجاع السند بمرفقاته