المحاسب وشراء البرنامج المحاسبي
لو حضرتك محاسب داخل على تطوير بشركتك وبتدور على برنامج محاسبي
خلي النصيحة دي في راسك
مبرووك انت داخل على زواج
البرنامج كما الزوجة بيبان عيوبها مع العشرة
حقيقة وعشان متقعش زي غيرك في برنامج يجبلك الضغط و الشلل او يكون بيغشك في النتائج و انت مخدوع الى ان
تحدث الصدمة في وقت حرج “!!!!!!!”
خلي في بالك كذا حاجة
*- اعرف امكانيات شركتك المادية و الهيكلية و حدد طلباتك بدقة
*- لاتكتفي انك تاخد فكرة من طريق ديمو البرنامج لانها نسخة مختصرة لاتظهر عيوب الممارسة
*- السمعة فقط لا تكفي اعرف التفاصيل و اسأل مجرب فعلي ويكون شخص موثوق, فبعض البرامج بتاخد سمعة نظرا لرخصها او لجودة التسويق و ارتفاع العمولات “واخد بالك”
*- البساطة دور على جودة الاداء مع سهولة الاستخدام “نوافذ سهلة و ادخالات بسيطة “
*- القدرة على استيعاب انشطة عملك بمشاكله وضغوطه و احتمالية التوسع “مرن برمجيا”
*- دور على الذكاء البرمجي و المرونة و المقصود التقارير المرنة و القدرة على تطويرها و احتوائها لكل ما يفيدك
*- دور على الشركة او المؤسسة المالكة للبرنامج لابد ان تكون مؤسسة سمعتها جيدة و الدعم الفني و الخدمة لديها على مستوى الثقة
“عشان كدا قولتلك اسئل مجرب”
*- صدق عينك و التفاصيل و متصدقش مندوب المبيعات
“المبيعات ****ين “
*- اللي اوله شرط – خد بالك في الاتفاق اتفق على كل صغيرة وكبيرة و واعرض طلباتك كاملة وبزيادة
*- اوعى تاخد بالمظاهر ” شكل النوافذ و الالوان “
– لو هتشتري برنامج بسيط اتاكد انه متكامل وهيفيدك
” سعر قليل و يؤدي الغرض”
– لو هتشتري برنامج اي ار بي ERP اتاكد انك بتتفق على جميع الموديلات اللي هتحتاجا !!! موديلات
متفاجئ هقولك ؟ اغلب الشركات ERP
بيقسموا البرنامج لموديلات على حسب هواهم “مش مجرد مديولات مقاولات و النقل او الخدمية وغيره حسب الانشطة
” خد التقيلة “
مثلا يقولك مديول مقاولات وانت فاكر انك كدا اتفقت على البرنامج كامل تفتحه متلاقيش لا حسابات لقيود اليومية او حساباات مخزون “حركة صنف “
اوعى تتفاجي
اسئل المندوب اية المديول الناقص “حسب توزيعتهم” واتفق على كل الموديالت اللي انت محتاجها
مثلا هتلاقي مديول مخازن لحالة و مديول صندوق و مديول مودين ومديول عملاء وهكذا
اه و ممكن يقسملك الموردين لمديول فاتورة مشتريات و ومديول ذمم وكل مديول بسعر “مفيش حاجة ببلاش”
وللامانه بعضهم بيصرحك من البداية و بيعرفك الاتفاق يشمل فقط مديول كذا
وبعضهم بيفاجائك بعد ما تدفع ويسالك هو انت مخدش مديول الصندوق و بعضهم بيعرض عليك البرنامج شامل و بعضهم بيقسم اكتر عشان يستفيد
**!*- اتفق على نظام دفع يضمن لك حقوقك
*- مع اول زيارة للدعم الفني اكد على طلباتك و التقارير اللي هتحتاجها “خاصة لو ليك طلبات خاصة ” و هل هيقدروا عليها ولا المبيعات ثبتتك و لبست!
*- اتعامل مع نوافذ البرنامج بما يفيدك ويختصر عليك ومش لازم تستخدم جميع النوافذ بعضها ممكن تختصره بسند قيد ويوفر عليك التشتت في الارشفة
*- اي برنامج بياخد فترة اختبار للتاكد من اداءه و نتائجة قبل الامضاء باستلامه
*_الغالب شركات ومؤسسات التقنية تعطي العام الأول لصيانة البرنامج مجانا
“الصيانة تعني خدمة الدعم الفني “
*- لازم تعرف الية المعالجة في البرنامج و تابع النتائج لكي تكتشف الاخطاء بعد كده
*- لو عايز برنامج بلا عيوب ؟ تقل جيبك او ادفع في برنامج customize” تفصيل حسب طلبك “
لماذا يعد المحاسب العنصر الأساسي عند شراء البرنامج المحاسبي؟
يؤدي المحاسب دورًا محوريًا في اختيار البرنامج المحاسبي، لأنه الأكثر دراية باحتياجات الشركة المحاسبية والمالية. كما يستطيع تقييم مدى توافق النظام مع طبيعة العمل، والتأكد من أن البرنامج يدعم العمليات اليومية وإعداد التقارير المالية بدقة.
ما أهمية إشراك المحاسب في قرار شراء البرنامج المحاسبي؟
يساعد إشراك المحاسب في عملية الشراء على اختيار نظام يلبي احتياجات الشركة الحالية والمستقبلية، ويقلل من احتمالية شراء برنامج يفتقر إلى الوظائف الأساسية أو يصعب استخدامه.
كيف يحدد المحاسب احتياجات الشركة قبل شراء البرنامج المحاسبي؟
قبل اتخاذ قرار الشراء، يجب على المحاسب تحليل حجم النشاط، وعدد المستخدمين، وطبيعة العمليات المالية، ومتطلبات التقارير، وربط الفروع والمخزون، لضمان اختيار النظام الأنسب.
أهم المعايير التي يجب مراعاتها عند شراء البرنامج المحاسبي
لا يعتمد اختيار البرنامج المحاسبي على السعر فقط، بل يجب تقييم عدة عوامل مثل سهولة الاستخدام، ودقة التقارير، وإدارة الضرائب، ودعم الفاتورة الإلكترونية، وقابلية التوسع، وجودة الدعم الفني.
الأخطاء الشائعة التي يقع فيها المحاسب عند شراء البرنامج المحاسبي
يرتكب بعض المحاسبين أخطاء مثل اختيار البرنامج الأقل سعرًا دون دراسة إمكانياته، أو تجاهل احتياجات الشركة المستقبلية، أو عدم تجربة النظام قبل الشراء، مما قد يؤدي إلى تكاليف إضافية لاحقًا.
كيف يقارن المحاسب بين البرامج المحاسبية المختلفة؟
تعتمد المقارنة على عدة معايير، منها سهولة الاستخدام، والوظائف المتاحة، وسرعة استخراج التقارير، وإدارة المخزون، ودعم الضرائب، وإمكانية التكامل مع الأنظمة الأخرى.
ما المواصفات التي يجب أن تتوفر في البرنامج المحاسبي؟
ينبغي أن يوفر البرنامج إدارة للحسابات، والقيود اليومية، والعملاء، والموردين، والمخزون، والفواتير، والتقارير المالية، بالإضافة إلى النسخ الاحتياطي وحماية البيانات.
لماذا يعد الدعم الفني عاملًا مهمًا عند شراء البرنامج المحاسبي؟
حتى أفضل البرامج قد تحتاج إلى دعم فني عند التحديث أو معالجة المشكلات. لذلك، يساهم الدعم الفني السريع والاحترافي في تقليل توقف العمل وضمان استمرارية العمليات المحاسبية.
كيف يؤثر البرنامج المحاسبي على كفاءة المحاسب؟
يساعد البرنامج المحاسبي المناسب في أتمتة العمليات، وتقليل الأخطاء اليدوية، وتسريع إعداد التقارير، مما يمنح المحاسب وقتًا أكبر لتحليل البيانات واتخاذ القرارات المالية.
هل السعر هو العامل الأهم عند شراء البرنامج المحاسبي؟
رغم أهمية التكلفة، فإن التركيز على السعر وحده قد يؤدي إلى اختيار برنامج لا يحقق احتياجات الشركة. لذلك يجب الموازنة بين السعر والإمكانات، وجودة الدعم، وقابلية التوسع.
كيف يساعد البرنامج المحاسبي في نمو الشركات؟
كلما توسعت أعمال الشركة، زادت الحاجة إلى نظام محاسبي قادر على إدارة العمليات بكفاءة، وربط الفروع، وإعداد التقارير، وتحليل الأداء المالي، مما يدعم النمو واتخاذ القرارات الاستراتيجية.
لماذا يعد برنامج Babelsoft خيارًا مناسبًا للمحاسبين؟
يوفر برنامج Babelsoft حلولًا محاسبية متكاملة تساعد المحاسبين على إدارة الحسابات، وإعداد التقارير المالية، ومتابعة المخزون، وإدارة الضرائب، مع واجهة استخدام سهلة ودعم فني يساعد الشركات على تحسين كفاءة العمل وتقليل الأخطاء.
نصائح للمحاسب قبل اتخاذ قرار شراء البرنامج المحاسبي
قبل شراء أي برنامج، احرص على:
- تحديد احتياجات الشركة بدقة.
- طلب نسخة تجريبية.
- تقييم جودة الدعم الفني.
- التأكد من سهولة الاستخدام.
- مراجعة إمكانيات التقارير.
- اختيار برنامج قابل للتطوير مع نمو الأعمال.
- التحقق من توافقه مع الأنظمة واللوائح المحلية.
